Uma comunicação efetiva é essencial para que haja uma troca de mensagens positivas, sem ruídos e que mantenham um bom clima organizacional na empresa, mantendo as expectativas conectadas e destacando a eficácia relevância de uma troca direcionada e assertiva.
Porém, não é tão simples assim. Então, para saber como aplicar a comunicação efetiva no ambiente de trabalho, continue lendo que vamos entregar algumas dicas. Vamos lá?
O que é uma comunicação efetiva no trabalho?
Comunicação efetiva é aquela que acontece quando o emissor consegue transmitir ao receptor a mensagem exata, da maneira almejada, sem que haja ruídos.
Quando no ambiente de trabalho, uma comunicação efetiva é algo essencial, porque deve haver um entendimento claro daquilo que está sendo comunicado, uma vez que a mensagem passada reflete nas decisões, relações, produtividade e motivação dos colaboradores.
Quais as características da comunicação efetiva no ambiente de trabalho?
Existem alguns detalhes que indicam que uma comunicação pode ser classificada como efetiva. São eles:
- Clareza: a mensagem deve ser entregue de forma direta, sem espaço para interpretações errôneas. Se for usar uma linguagem mais técnica, certifique-se antes de que o receptor irá compreendê-la.
- Concisão: não comunique informações além das necessárias, seja assertivo e conciso.
- Consistência: sua mensagem deve ser consistente, sem que haja oportunidade para contradições a depender do momento ou canal de comunicação.
- Feedback: é necessário que existam duas ou mais pessoas para que a comunicação efetiva aconteça, certo? Por isso, não custa nada às vezes pedir um feedback para saber se de fato a mensagem foi compreendida.
- Empatia: se coloque no lugar no receptor e procure entender como a mensagem seria recebida se fosse você a recebê-la.
- Escuta ativa: é importante que haja escuta ativa na comunicação efetiva. Portanto, compreenda os demais pontos de vista e saiba ouvir.
- Não verbal: a comunicação vai além da linguagem falada, então esteja atento às mensagens corporais, tons de voz etc.
- Barreiras: identifique e delete as possíveis barreiras para a comunicação efetiva, sejam elas preconceitos e demais ruídos.
Vantagens da comunicação efetiva no ambiente de trabalho
Agora que você já sabe identificar uma comunicação efetiva, vamos falar sobre as vantagens que a empresa obtém ao implementá-la no ambiente de trabalho:
- Melhoria nas relações interpessoais: se a comunicação é clara, os conflitos diminuem, as mensagens são bem recebidas e a colaboração é ampliada.
- Aumento da produtividade: se existe uma comunicação efetiva em relação às metas, atividades e demandas, em consequência são evitados erros, retrabalhos etc.
- Tomada de decisões mais eficiente: por conta da comunicação efetiva, tanto os gestores quanto as equipes são capazes de fazer escolhas mais assertivas e céleres.
- Ambiente de trabalho mais saudável: uma comunicação efetiva ajuda na harmonização do ambiente organizacional, entregando respeito e confiança, estimulando o bem-estar dos colaboradores.
- Engajamento dos colaboradores: por se perceberem ouvidos e acolhidos, sem incompreensão na comunicação, os colaboradores estão mais estimulados a abraçar e apoiar a empresa.
Como desenvolver uma comunicação efetiva no ambiente de trabalho
Considerando tudo o que vimos até aqui, você deve estar se questionando: ok, mas como eu consigo implementar a comunicação efetiva de forma eficaz na minha empresa?
Montamos um passo a passo que pode te ajudar, olha só:
Autoconhecimento e autoavaliação
Para que você consiga se comunicar, antes você precisa entender o modo através do qual você se comunica, sentir como suas emoções são entregues, quais as motivações e até mesmo os preconceitos.
Avalie-se: consigo transmitir minha mensagem claramente? Sou capaz de escutar com atenção o que está sendo entregue?
Defina o objetivo da comunicação
Tenha clareza em relação à mensagem a ser transmitida. O que você pretende comunicar? O que será enviado ao receptor? Uma informação, um questionamento, é necessário persuadi-lo etc.
Adapte sua mensagem ao público-alvo
Com quem você está se comunicando? Qual o perfil do receptor da sua mensagem? Na comunicação efetiva, é necessário que essa definição seja muito clara, para que então você possa adaptar seu tom, sua linguagem, os exemplos e todos os detalhes que façam com que a mensagem seja bem interpretada.
Estruture sua mensagem
Saiba exatamente como sua mensagem será entregue. O que deve conter na introdução? Qual o conteúdo de destaque? Como vou concluir? É necessário um CTA?
Pratique a escuta ativa
Ouça com atenção e concentração o seu interlocutor. Dê espaço para que a mensagem seja produzida, não interrompa e evite feedbacks verbais, são desnecessários nesse momento.
Utilize canais adequados na comunicação efetiva
Antes de elaborar a mensagem, defina qual será o canal de comunicação escolhido: reunião, e-mail, videoconferência etc.
Observe a linguagem não verbal
Algumas dicas são: faça contato visual, permaneça bem posturado, não exagere nos gestos, nas expressões, seja cuidadoso e respeitoso durante todo o processo.
Peça feedback
Quando puder, tente verificar o que o outro entendeu, arrisque pedir que repita ou fale o que compreendeu na mensagem, de modo que seja confirmado se houve compreensão de ambos os lados.
Seja aberto a críticas e sugestões
Sempre motive os interlocutores a entregarem seu feedback, abra espaço para ouvir as possíveis dúvidas, esclareça os questionamentos.
Invista em treinamento e desenvolvimento
Produza e desenvolva programas de T&D, oficinas e cursos com a temática da comunicação efetiva. Isso pode ser feito através da utilização de ferramentas diversas, como plataformas e cursos online, por exemplo.
Promova um ambiente aberto ao diálogo
Permita que o ambiente de trabalho seja harmonioso, com um clima organizacional positivo e seguro, no qual os colaboradores possam expor suas ideias, expectativas, preocupações etc.
Revise e ajuste
De tempo em tempo, veja como anda a comunicação efetiva na sua empresa. Faça pesquisas, análises e avaliações para entender onde são necessários ajustes.
Utilize ferramentas e tecnologias
Não tenha medo de variar nas ferramentas e inovações tecnológicas que ajudem a despontar a comunicação efetiva na sua rotina laboral.
Seja exemplar
Os líderes e gestores precisam ser os modelos de comunicação efetiva para toda a empresa, demonstrando sempre como as práticas devem ser adotadas.
Conclusão
Sabendo as características, os benefícios e os passos de implementação, basta que você esteja sempre atento às melhores práticas de comunicação efetiva, para então desenvolver um ambiente de trabalho mais positivo, produtivo, harmonioso e, claro, colaborativo.
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