Durante a rotina no cotidiano organizacional é comum que novas ideias apareçam relacionadas aos métodos e sistemas através dos quais são operados os processos da empresa. Todavia, nem sempre essas ideias são concretizadas ou, quando são, nem sempre apresentam resultados positivos. É aí que entra a Gestão de Projetos, com o intuito de mapear essas ideias e desenvolver meios para efetivá-las, para então obter os resultados desejados.
Utilizando-se de ferramentas vinculadas à administração empresarial, os gestores e as equipes dos diversos setores conseguem elaborar as ideias propostas e fazer acontecer com eficácia, possibilitando que as metas e objetivos organizacionais sejam satisfatórios.
Continue lendo e descubra mais sobre a razão pela qual a Gestão de Projetos é considerada uma ferramenta tão importante para a sua empresa!
O que é Gestão de Projetos?
Gestão de Projetos, segundo o livro Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK, que significa Guia para o Conjunto de Conhecimento sobre Gestão de Projetos, a gestão de projetos é a ação de realizar o gerenciamento da empresa em todos os seus ângulos, passando pelas equipes, atividades e ferramentas.
Sem fazer a gestão das suas criações, os projetos não têm direcionamento e dificilmente saem do papel e entregam o resultado almejado.
Porém, quando se entrega foco àquilo que está sendo produzido e existe alguma administração e mapeamento das etapas, será fácil agir especificamente de acordo com suas demandas.
Esse tipo de organização estruturada tem como foco gerenciar os projetos do início até o encerramento. Um projeto sempre precisa ser bem alicerçado e desenvolvido, especialmente quando é muito grande e profundo.
Usualmente os projetos passam por cinco etapas, desde a sua concepção até sua finalização:
- Entender qual a demanda e objetivos do cliente para determinar o projeto.
- Mapear as etapas, pontuando tudo o que precisa ser realizado, quem fará parte de cada ponto, quais serão os custos e qual o prazo final.
- Começo das atividades.
- Analisar a fluidez das ações inicialmente determinadas, verificar os possíveis conflitos e solucionar o que deve ser melhorado.
- Entregar o projeto e concluí-lo após a aprovação do cliente.
Por que a Gestão de Projetos é importante?
A importância reside no fato de que, se não houver um planejamento eficaz, nenhum projeto conseguirá fluir corretamente. É impossível algo funcionar sem que uma ambientação, uma equipe e procedimentos favoráveis.
A gestão de projetos, como já explanado, é um compilado de atuações que auxiliam no desenvolvimento e na execução dos preparativos do projeto.
A intenção dessa administração é colocar em prática as capacidades de orientação e relações entre os colaboradores para que os procedimentos aconteçam sem erro, entregando um projeto que cumpra todas as etapas constituídas.
Quando todos da equipe atuam naquilo que lhes cabe, maiores são as possibilidades de corresponder às demandas.
Outro fato é que, falhas e contratempos seriam causadores de despesas, tempo perdido e dados incoerentes. Portanto, utilizar a gestão de projetos é imprescindível, especialmente pelo seguinte:
Benefícios da Gestão de Projetos
- A gestão de projetos possibilita o levantamento de dados, o registro de informações que seriam eventuais e sua utilização na deliberação computadorizada.
- Permite contabilizar o tempo, elaborar relatórios com os horários e através disso validar os períodos para cada atividade e definir deadlines e próximas etapas do projeto.
- Analisar a gestão do projeto ajuda no reconhecimento das falhas e erros a qualquer instante, pois por conta da organização é possível saber o que cada colaborador está fazendo e o que foi utilizado durante esse exercício.
- Com toda a equipe tendo ciência do que acontece no projeto, as atividades são acompanhadas de modo claro, de modo que isso pode acarretar benefícios, como colaborações de uns nas atividades dos outros etc.
- Com toda a equipe atenta, será comum que um dos colaboradores parte do projeto seja nomeado para solucionar questões extras que talvez apareçam sem, todavia, ultrapassar os recursos que não foram inicialmente calculados.
- Nada impede que colaboradores de setores opostos realizem alguma demanda específica para a qual sejam selecionados, atuando para concluí-la.
- É possível, com a gestão de projetos, que todas as atividades estejam estipuladas e seja possível identificar qual colaborador está executando o que e quais os recursos estão sendo utilizados por cada um na execução do trabalho.
- O cliente, caso seja parte do projeto, através dos levantamentos realizados pela gestão, conseguirá acompanhar todas as etapas e inclusive opinar quanto a melhorias e demais alternativas.
Gestão de Projetos e o Futuro
A gestão de projetos é uma ferramenta que, com o passar do tempo, sofreu diversas alterações e inovações.
Portanto, para que sua empresa acompanhe as evoluções que acontecem e as que virão, é preciso estar atento. Algumas das tendências são as seguintes:
Investimento em metodologia ágil
Os métodos ágeis são alguns dos métodos mais usados internacionalmente. A tendência é que, principalmente devido à digitalização e modificações tecnológicas, será cada vez mais utilizado esse tipo de ferramenta.
Metodologias ágeis como o Scrum e o Kanban se encaixam perfeitamente no gerenciamento de projetos.
Inovação crescente
Conforme as mudanças forem acontecendo, os processos de inovação serão inerentes à gestão de projetos. Nada impede que novos métodos se encaixem e alterem as premissas até então tradicionais.
O esperado é que, futuramente, os controles e as análises de projetos em geral ocorram de modo positivo e inédito.
Expansão na utilização da cloud computing
Por conta da possibilidade de armazenamento em nuvem, a gestão de projetos poderá ser integrada a diversos dispositivos e acessadas de qualquer lugar, desde que exista um software voltado para esse tipo de intenção.
Através da cloud computing, será mais fácil armazenar informações e se conectar a recursos que possam otimizar todo o processo.
Mais notoriedade para o home office
A gestão de projetos não precisará ser feita apenas de modo físico, graças às inovações virtuais.
Por conta dos novos métodos de comunicação e várias opções de integração, as conversas, o compartilhamento de dados, as análises e estratégias poderão acontecer sem precisar de reuniões e encontros presenciais.
Isso, além de gerar menos custos, possibilitará a otimização do tempo disponibilizado na gestão.
Desenvolvimento de dispositivos móveis
A opção de comunicação através de dispositivos móveis, seja para atualizar a equipe ou para controle de atividades e compartilhamento de conteúdos promete muito mais celeridade, interatividade e dinâmica na relação entre os colaboradores responsáveis pelo projeto.
Utilização de machine learning
Esse tipo de abordagem de aprendizado através de máquinas e utilização de inteligência artificial é uma realidade cada vez mais crescente no mundo organizacional, de modo a melhor as práticas e as atividades, quando falamos especificamente da gestão de projetos.
Conclusão
Deu para perceber a amplitude que uma boa Gestão de Projetos oferece para sua empresa? Não deixe de começar a praticá-la na sua rotina organizacional e, consequentemente, ver a melhoria dos resultados finais dos seus próximos projetos!
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