No cotidiano organizacional é natural que alguns desafios aconteçam, afinal, erros e problemas sempre podem acontecer durante qualquer processo produtivo. Mas como conseguir corrigi-los e garantir a fluidez da produtividade da empresa? É nesse momento que os 5 porquês devem ser adotados!
Quando um erro ocorre com frequência, a empresa deve pontuar como o excesso de retrabalho afeta sua rotina, seja em relação aos custos, seja em relação à perda de tempo. Ao mesmo tempo, é necessário questionar-se: por qual razão isso tem acontecido repetitivamente?
As ferramentas de gestão de qualidade, dentre as quais os 5 porquês fazem parte, foram desenvolvidas justamente na intenção de encontrar e deletar os erros simultâneos e ajudar na resolução dos problemas.
Para entender mais sobre como funcionam os 5 porquês e como aplicar na sua empresa, continue lendo o nosso artigo!
O que é o método 5 porquês?
5 porquês, também chamado de 5 Why (5W) é um método bastante utilizado atualmente pelas organizações, constituído em questionar cinco vezes: por quê?
No início, a primeira pergunta será relacionada ao motivo pelo qual aquele problema ocorreu: por quê?
Em seguida, continua-se questionando: por quê? De modo que a resposta anterior sempre tenha relação com o porquê seguinte.
Depois de os porquês serem repetidos 5 vezes, o problema será identificado com clareza e assim os colaboradores poderão examinar a causa principal do erro ao invés de tentar solucionar as variantes por ele criadas.
O método dos 5 porquês é responsável por ajudar no mapeamento de resultados que elucidarão aqueles erros mais difíceis de serem identificados. Isso influenciará diretamente em melhores e mais eficazes deliberações para a sua empresa. O motivo?
Redução de retrabalho, menos tempo gasto com situações desgastantes e mais competência dos colaboradores na solução de problemas.
Os 5 porquês são uma ferramenta clara, de aplicação fácil, ágil, hábil e eficaz.
Quem criou os 5 porquês?
Os 5 porquês são uma ferramenta criada por Taiichi Ohno, engenheiro mecânico, considerado o pai do sistema kanban e também do sistema Toyota de produção.
De acordo com as aplicações e pesquisas do engenheiro, o número 5 geralmente é o bastante para identificar a causa principal do problema. Todavia, mais ou menos questionamentos podem ser feitos. Geralmente problemas mais difíceis pedem mais questionamentos.
Segundo Ohno, as etapas de aplicação dos 5 porquês são as seguintes:
- Identificar o que aconteceu.
- Determinar o porquê de ter acontecido.
- Procurar saber o que fazer haja a menor probabilidade de acontecer outra vez.
A técnica dos 5 porquês é válida para análise das razões que levaram aquele erro a acontecer. O impulso imediato de qualquer pessoa é apontar culpados (coisas ou pessoas) antes de buscar encontrar o motivo pelo qual aquilo aconteceu.
Então para que servem os 5 porquês? Com os 5 porquês, as resoluções serão mais fáceis e toda a empresa mudará seus métodos de encarar as falhas que por ventura aparecerem.
Como aplicar os 5 porquês?
Para obter uma aplicação mais eficaz da metodologia dos 5 porquês, é recomendável que sejam seguidas algumas etapas, sobre as quais falaremos a seguir.
Primeira etapa: Faça uma reunião com o seu time
Quanto mais colaboradores daquele setor estiverem na reunião, melhor. Colaboradores que não faziam parte daquele processo não devem ser envolvidos.
No momento dessa reunião, é necessário que apenas um colaborador assumirá o papel de líder da análise, sendo responsável pela tomada de decisões resultantes do encontro.
Segunda etapa: nomeie a questão
Sempre que uma questão aparecer, seja ela um erro ou outro tipo de problema, todos os colaboradores participantes do processo devem compreender a questão.
Deve ser claro qual a causa determinante para que aquilo ocorresse e quais os efeitos resultantes. Portanto, todas as 5 perguntas feitas devem ser muito claras e representativas.
Terceira etapa: questione o porquê
Repita o questionamento: por que? quantas vezes entender necessário. Não foque em deduções e sim em clarezas, evitando sempre colocar a culpa em pessoas ou coisas.
Elabore perguntas direcionadas, observando os acontecimentos e procurando entregar toda a equipe, para que não haja inseguranças nem desconfianças.
Quarta etapa: faça um mapeamento de todos os passos
Uma vez realizados os questionamentos, provavelmente haverá uma definição e uma apresentação com fundamentos a respeito da causa daquele problema.
O que é recomendado fazer? Procurar definir saídas e recursos a serem utilizados para tanto e transferir todas essas análises para a equipe.
Quinta etapa: estude os resultados
Para que o desenvolvimento aconteça, é preciso identificar os resultados. Então, as 5 questões podem ser revisitadas a qualquer momento, até que se encontre um motivo satisfatório para dar seguimento ao processo.
Sexta etapa: utilize o método sem receio
- As respostas encontradas nunca serão óbvias.
- Evite concluir qualquer coisa antes de finalizar as análises.
- Toda a equipe deve estar ciente do problema.
- Devem ser explorados todos os fatos e estudados todos os dados antes de finalizar uma decisão.
- Não pare que questionar até que a causa principal no problema seja encontrada.
Quando usar os 5 porquês?
Qual a principal razão para se utilizar os 5 porquês? A metodologia dos 5 porquês não é restrita a determinadas áreas ou ocasiões, podendo ser utilizada:
- Para analisar questões moderadas a simples.
- Em áreas diversas, como RH, qualidade, marketing etc.
- Quando a causa principal de uma falha precisar ser encontrada com celeridade e sem demandar muito trabalho.
- Quando a intenção é evitar desperdícios.
Os 5 porquês são bastante adaptáveis e podem ser aplicados em momentos e setores variados. Que tal começar a testá-los na sua empresa?
Gostou do nosso conteúdo?
Aproveite para conhecer o Go Learning: uma Universidade Corporativa gratuita, criada pela Keeps e pensada para T&D e RH. Lá você encontra uma série de cursos certificados, com as soft skills mais importantes para o seu desenvolvimento pessoal e profissional.
