5 porquês: o que é, quando usar e como aplicar esse método
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5 porquês: o que é, quando usar e como aplicar esse método

No cotidiano organizacional é natural que alguns desafios aconteçam, afinal, erros e problemas sempre podem acontecer durante qualquer processo produtivo. Mas como conseguir corrigi-los e garantir a fluidez da produtividade da empresa? É nesse momento que os 5 porquês devem ser adotados!

Quando um erro ocorre com frequência, a empresa deve pontuar como o excesso de retrabalho afeta sua rotina, seja em relação aos custos, seja em relação à perda de tempo. Ao mesmo tempo, é necessário questionar-se: por qual razão isso tem acontecido repetitivamente?

As ferramentas de gestão de qualidade, dentre as quais os 5 porquês fazem parte, foram desenvolvidas justamente na intenção de encontrar e deletar os erros simultâneos e ajudar na resolução dos problemas.

Para entender mais sobre como funcionam os 5 porquês e como aplicar na sua empresa, continue lendo o nosso artigo!

O que é o método 5 porquês?

5 porquês, também chamado de 5 Why (5W) é um método bastante utilizado atualmente pelas organizações, constituído em questionar cinco vezes: por quê?

No início, a primeira pergunta será relacionada ao motivo pelo qual aquele problema ocorreu: por quê?

Em seguida, continua-se questionando: por quê? De modo que a resposta anterior sempre tenha relação com o porquê seguinte.

Depois de os porquês serem repetidos 5 vezes, o problema será identificado com clareza e assim os colaboradores poderão examinar a causa principal do erro ao invés de tentar solucionar as variantes por ele criadas.

O que é o método 5 porquês?

O método dos 5 porquês é responsável por ajudar no mapeamento de resultados que elucidarão aqueles erros mais difíceis de serem identificados. Isso influenciará diretamente em melhores e mais eficazes deliberações para a sua empresa. O motivo?

Redução de retrabalho, menos tempo gasto com situações desgastantes e mais competência dos colaboradores na solução de problemas.

Canvas para projetos

Os 5 porquês são uma ferramenta clara, de aplicação fácil, ágil, hábil e eficaz.

Quem criou os 5 porquês?

Os 5 porquês são uma ferramenta criada por Taiichi Ohno, engenheiro mecânico, considerado o pai do sistema kanban e também do sistema Toyota de produção.

Quem criou os 5 porquês?Taiichi OhnoSistema Toyota de Produção

De acordo com as aplicações e pesquisas do engenheiro, o número 5 geralmente é o bastante para identificar a causa principal do problema. Todavia, mais ou menos questionamentos podem ser feitos. Geralmente problemas mais difíceis pedem mais questionamentos.

Segundo Ohno, as etapas de aplicação dos 5 porquês são as seguintes:

  1. Identificar o que aconteceu.
  2. Determinar o porquê de ter acontecido.
  3. Procurar saber o que fazer haja a menor probabilidade de acontecer outra vez.

A técnica dos 5 porquês é válida para análise das razões que levaram aquele erro a acontecer. O impulso imediato de qualquer pessoa é apontar culpados (coisas ou pessoas) antes de buscar encontrar o motivo pelo qual aquilo aconteceu.

Então para que servem os 5 porquês? Com os 5 porquês, as resoluções serão mais fáceis e toda a empresa mudará seus métodos de encarar as falhas que por ventura aparecerem.

Como aplicar os 5 porquês?

Para obter uma aplicação mais eficaz da metodologia dos 5 porquês, é recomendável que sejam seguidas algumas etapas, sobre as quais falaremos a seguir.

Como aplicar os 5 porquês?

Primeira etapa: Faça uma reunião com o seu time

Quanto mais colaboradores daquele setor estiverem na reunião, melhor. Colaboradores que não faziam parte daquele processo não devem ser envolvidos.

No momento dessa reunião, é necessário que apenas um colaborador assumirá o papel de líder da análise, sendo responsável pela tomada de decisões resultantes do encontro.

Segunda etapa: nomeie a questão

Sempre que uma questão aparecer, seja ela um erro ou outro tipo de problema, todos os colaboradores participantes do processo devem compreender a questão.

Deve ser claro qual a causa determinante para que aquilo ocorresse e quais os efeitos resultantes. Portanto, todas as 5 perguntas feitas devem ser muito claras e representativas.

Terceira etapa: questione o porquê

Repita o questionamento: por que? quantas vezes entender necessário. Não foque em deduções e sim em clarezas, evitando sempre colocar a culpa em pessoas ou coisas.

Elabore perguntas direcionadas, observando os acontecimentos e procurando entregar toda a equipe, para que não haja inseguranças nem desconfianças.

Quarta etapa: faça um mapeamento de todos os passos

Uma vez realizados os questionamentos, provavelmente haverá uma definição e uma apresentação com fundamentos a respeito da causa daquele problema.

O que é recomendado fazer? Procurar definir saídas e recursos a serem utilizados para tanto e transferir todas essas análises para a equipe.

Quinta etapa: estude os resultados

Para que o desenvolvimento aconteça, é preciso identificar os resultados. Então, as 5 questões podem ser revisitadas a qualquer momento, até que se encontre um motivo satisfatório para dar seguimento ao processo.

Sexta etapa: utilize o método sem receio

  • As respostas encontradas nunca serão óbvias.
  • Evite concluir qualquer coisa antes de finalizar as análises.
  • Toda a equipe deve estar ciente do problema.
  • Devem ser explorados todos os fatos e estudados todos os dados antes de finalizar uma decisão.
  • Não pare que questionar até que a causa principal no problema seja encontrada.

Quando usar os 5 porquês?

Qual a principal razão para se utilizar os 5 porquês? A metodologia dos 5 porquês não é restrita a determinadas áreas ou ocasiões, podendo ser utilizada:

  • Para analisar questões moderadas a simples.
  • Em áreas diversas, como RH, qualidade, marketing etc.
  • Quando a causa principal de uma falha precisar ser encontrada com celeridade e sem demandar muito trabalho.
  • Quando a intenção é evitar desperdícios.

Os 5 porquês são bastante adaptáveis e podem ser aplicados em momentos e setores variados. Que tal começar a testá-los na sua empresa?

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