Falar em gestão de projetos é falar em inovar, desenvolver conceitos modernos e atuais. O 5W2H é uma metodologia que serve justamente para isso: entender as singularidades da empresa e encontrar as respostas necessárias para implementar melhorias. Trata-se de um instrumento de administração bastante comum e eficiente. Por esse motivo, é adaptável às organizações de quaisquer setores, seja qual for a sua dimensão.
Além disso, o 5W2H pode ser utilizado como instrumento de gestão de qualidade, pois ajuda a aprimorar e evoluir técnicas e recursos empresariais. Continue a leitura do artigo e descubra outros detalhes acerca dessa ferramenta e como implementá-la!
O que é o 5W2H?
5W2H é um instrumento de gestão que estabelece uma continuidade para os procedimentos da empresa e seus executores, visando concluir as metas destinadas e determinando: o que será executado, por que, quando, onde, por quem, como, e qual será a despesa destinada para o processo.
Inicialmente, por conta da sigla que apresenta, é de se imaginar que a tradução talvez seja difícil, mas representa nada mais do que 5 letras W e 2 letras H, originárias do inglês, sobre as quais falaremos em breve.
O 5W2H compõe uma lista de checagem de tarefas que devem ser feitas, deixando claras todas as etapas para que o projeto seja concluído com eficiência.
A função de cada uma das 7 letras é servir como um mapa através do qual todas as fases sejam claras e capazes de solucionar qualquer questionamento a respeito do passo seguinte.
Nesse mapa, consta: o que deve ser feito? Por quem deve ser feito? Em quanto tempo devo realizar? Por que devo fazer? Como fazer? Quanto custa fazer? Todas as perguntas ajudam a empresa a ter segurança a respeito dos caminhos a serem seguidos nas suas demandas.
Isso porque, diante da concorrência existente no mercado, qualquer falha por ocasionar sérios danos e despesas para a organização.
Mas por que usar o método 5W2H?
Por que fazer o 5W2H? Como dissemos, o 5W2H permite criar um “check list” essencial para guiar o trabalho. Quando as demandas são destinadas a equipes inteiras, por exemplo, o método acaba sendo ainda mais necessário, porque ajuda cada colaborador a saber o que deve fazer, entender as metas a serem alcançadas e em quase do processo está.
Para auxiliar a equipe dos Recursos Humanos, o 5W2H pode ser ainda utilizado nas seguintes ocasiões:
- Processos de seleção e recrutamento de colaboradores.
- Desenvolvimento de benefícios.
- Avaliações de desempenho e performance.
- Execução de programas de Treinamento e Desenvolvimento.
Além disso, o método também ajuda a organizar as ações de demais apontamentos, como folha de ponto.
Com o 5W2H, toda a rotina empresarial pode ser analisada, desde o cotidiano até a realização de programas.
A metodologia pode te impulsionar a começar um projeto sem deixar passar nenhum detalhe importante.
E quanto aos projetos em andamento, podem ser descobertos os possíveis erros e entregar mais foco às particularidades existentes.
Como funciona o 5W2H?
O alicerce do plano de ação 5W2H são as sete perguntas embutidas em sua sigla. O que significa o 5W2H?
Os 5W são:
- What – O que?
- Why – Por que?
- Where – Onde?
- When – Quando?
- Who – Quem?
Os 2 H são:
- How – Como?
- How Much – Quanto custa?
A seguir, falaremos sobre cada um desses 7 pontos. Como aplicar o 5W2H?
What – O que?
Nessa etapa, tudo o que precisa ser concretizado deve estar contido na estrutura da programação.
O que vai ser criado? Produto/missão/serviço? Uma vez identificado o objeto de desenvolvimento, começam a ser tomadas medidas para concluí-lo, como executar um programa de treinamento etc.
Why – Por que?
Para que seja eficaz, o projeto/proposta/programa precisa ter uma meta.
De que forma essa criação será benéfica para a organização? Como isso influenciará positivamente os demais setores? Será algo que atenderá ao público-alvo? Será uma maneira de conquistar os clientes?
Where – Onde?
Para que tudo se inicie, precisa haver um lugar de partida, e isso não pode deixar de estar presente nos planos e técnicas a serem criados.
No caso de um programa de treinamento e desenvolvimento, por exemplo, poderá ser feito na empresa, em um salão de conferências reservados, ou ainda on-line, através de uma plataforma EAD.
Cada um dos lugares citados acima apresentará algumas vantagens e desvantagens. Mas isso deve ser sempre abordado e decidido, seja qual for a situação, mesmo que um lançamento de um novo produto etc.
When – Quando?
Obviamente que, em qual projeto/programa/proposta precisa existir um prazo referente às datas nas quais tudo acontecerá.
Dias, meses, um ano? Quanto tempo irá durar? Essa definição é extremamente importante, porque sem ela não é possível fazer um mapeamento e tampouco estimar um orçamento.
Sabendo quando tudo irá ocorrer, o levantamento de instrumentos, mão-de-obra e duração auxiliará o desempenho tanto dos colaboradores quanto da empresa.
Who – Quem?
Quais serão os colaboradores/gestores que atuarão no projeto/programa? Quem atuará com direcionamento em cada demanda específica? Quem será o responsável?
Todas essas questões definirão o andamento do processo, além de aprimorá-lo e retocar os pontos necessários.
How – Como?
O que precisa ser feito para que as metas sejam alcançadas e as etapas sejam cumpridas? Talvez essa seja uma das fases mais difíceis, especialmente por serem mais detalhadas.
Caso um programa de treinamento e desenvolvimento seja implementado, por exemplo, algumas etapas devem ser seguidas:
- Planejamento: entender o que cada colaborador apresenta no seu desempenho que precisa ser melhorado, mantido ou modificado; analisar suas performances individuais para montar os temas a serem expostos e escolher a metodologia de aplicação.
- Execução: estruturar as tarefas ou terceirar alguma empresa para fazê-lo.
- Aprimorar: pontuar as performances e avaliar o que precisa ser melhorado.
Essa lista deve estar sempre por perto, de modo que todos os gestores possam segui-la e coordenar cada passo com competência.
How Much – Quanto custa?
Sem um orçamento, nada conseguirá fluir. Portanto, para evitar desperdícios e saber onde implementar cada recurso, essa etapa não pode faltar.
Quanto mais resultados pudermos obter e quanto menos custos for para a empresa, melhor.
Cada uma das etapas acima citadas faz parte de um itinerário de criação de um projeto eficaz com táticas de planejamento claras, sem que nenhuma fase fique para trás e possa onerar de alguma forma os procedimentos pretendidos.
Essa é a razão pela qual os gestores do projeto/programa podem elaborar um arquivo e compartilhar com toda a equipe, fazendo constar cada uma das etapas do 5W2H e deixando claros e fixos cada função, cada meta, cada tarefa disposta para cada um dos membros.
Desse modo, haverá uma comunicação sem falhas, nenhuma lacuna e nenhum desencontro de datas.
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Perguntas frequentes sobre 5W2H:
O 5W2H é um método utilizado para gerir projetos através de um checklist onde constem as tarefas a serem realizadas, as datas nas quais devem ser cumpridas e quais compromissos devem ser executados de modo claro e eficiente por cada colaborador participante do desenvolvimento. O foco do 5W2H é esclarecer: o que deve ser executado, por que deve ser executado, onde será realizado, quem realizará, quando, como e qual será o valor gasto.
5W:
– What: o que vou fazer?
– Why: por que vou fazer?
– Who: quem fará?
– Where: onde deverá ser feito?
– When: quando farei?
2H:
– How: como farei?
– How much: quanto custará?
Todas essas etapas devem fazer parte do checklist inicial dos projetos da sua empresa.
