A implementação da admissão digital é uma das formas de melhorar essa importante etapa no RH, pois além de agilizar as operações, ela reduz custos. Todavia, nem todos sabem como usar a tecnologia a seu favor e implementar essa ferramenta digital da maneira correta. De modo a compreender melhor a admissão digital, como ela funciona e quais são os benefícios para os colaboradores e para a empresa, siga a leitura deste artigo!
O que é admissão digital?
A admissão digital é uma evolução tecnológica muito recente nos setores de RH. É capaz de colocar o departamento em um novo patamar de excelência e otimização de tempo.
A admissão digital auxilia na desburocratização dessa operação ao deixar a parte manual com os computadores.
Desse modo, em vez de ter que recolher e organizar todos os documentos dos colaboradores recém-contratados manualmente, todos esses dados são recebidos e transmitidos pela internet.
Outrossim, são as grandes organizações com um grande fluxo de contratações que podem se beneficiar da admissão digital para evitar todos os processos tradicionais de contratação toda vez que um novo funcionário chega.
Entretanto, mesmo empresas menores podem aproveitar a ferramenta para reduzir a burocracia e a pilha de documentação na hora de lidar com os novatos.
Qual a importância de digitalizar os processos de admissão?
A admissão digital veio para auxiliar na automatização dos processos no setor de RH, possibilitando que o gestor de pessoas deixe a parte burocrática para as máquinas — sobrando mais tempo para focar em projetos e estratégias que motivem e engajem seus colaboradores.
Além disso, ela também facilita a vida do novo colaborador junto à empresa, pois evita idas e vindas à organização caso falte ou esqueça algum documento.
Quais os benefícios da admissão digital?
A admissão digital pode ser um diferencial para a sua empresa no mercado, abreviando caminhos e dando mais tempo para os gestores cuidarem do seu capital humano.
Abaixo, elencamos para você outros benefícios que essa ferramenta digital pode trazer. Confira!
Autonomia
A admissão digital coloca o colaborador em papel de protagonista, afinal, ele mesmo organizará, enviará e preencherá todos os formulários necessários.
E se caso necessário, poderá verificar as informações, pois os documentos poderão ser acessados virtualmente, não sendo preciso que o setor de RH pare suas atividades para verificar os mesmos.
Segurança
Consoante a medida provisória nº 2200-2/2001, a admissão pode ser realizada eletronicamente sem o risco de a empresa sofrer com processos trabalhistas.
Para que isso ocorra, os colaboradores deverão fazer uma assinatura eletrônica, garantindo a veracidade dos documentos.
Posteriormente os documentos serão digitalizados e arquivados pela empresa de forma prática na nuvem.
Assim, os dados ficam seguros e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar mediante senha, além de possibilitar a conferência simultânea pelo governo.
Praticidade e redução de custos
Com a possibilidade de os documentos serem preenchidos, assinados e entregues online, o processo de admissão fica mais rápido e o custo por contratação reduz significativamente.
Ainda, facilita a organização dos bancos de dados da empresa e reduz o gasto com papel.
Agilidade
A admissão tradicional leva um tempo, pois envolve ações desde a coleta de dados até a assinatura de todos os documentos.
Com a admissão digital, o caminho é mais curto, já que ambos os lados fazem a sua parte em apenas alguns cliques, sem a necessidade de deslocamento e da presença física.
Quais as vantagens da admissão digital para os candidatos?
Ao passo que na admissão digital o novo colaborador não irá ocupar seu tempo no levantamento de papéis e no deslocamento para entrega de documentos, o RH poderá utilizar o tempo disponível para investir em ações de integração do profissional com a equipe.
Tais encontros podem ser através de treinamentos, bate-papos sobre a cultura organizacional da empresa, sobre a dinâmica do cargo e demais assuntos pertinentes às atividades que ele realizará em sua rotina diária.
Essas ações farão com que o profissional recém-contratado se sinta mais envolvido com a equipe e com suas tarefas.
Como a admissão digital funciona na prática?
O primeiro passo consiste na adoção de um software de gestão de RH em sua empresa, após isso, recomendamos os seguintes passos:
Envio de documentos
Cabe ao setor de RH encaminhar o procedimento para o candidato selecionado. Então, o profissional poderá iniciar seu processo de admissão.
Ele insere todas as informações solicitadas pela empresa e envia, por meio da plataforma, todos os documentos escaneados ou fotografados, sem a necessidade de deslocamento.
Análise da documentação
Logo após o envio da documentação pelo candidato, o RH faz a conferência de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador, verificando se tudo está de acordo com as obrigações legais.
Controle as informações dos candidatos
Em um banco de dados digital, o armazenamento ocupa menos espaço e a agilidade impera.
Por meio de um software de inteligência de dados, digitando alguns comandos, é possível localizar qualquer detalhe sobre o colaborador.
Além disso, digitalmente você pode restringir o acesso dessas informações somente a pessoas autorizadas.
Templates de admissão digital
Ainda, é possível personalizar seu processo admissional, criando templates para que qualquer documento que necessite de assinaturas seja facilmente selecionado na plataforma e, então, encaminhado à empresa.
Carta proposta com assinatura digital
A admissão digital envolve a criação de arquivos originalmente concebidos em um ambiente virtual sem a necessidade de uma versão física.
Logo, a assinatura digital garante a validade jurídica dessa documentação, inclusive das cartas de propostas de emprego.
Por meio delas, é possível, de maneira personalizada, enviar às pessoas contratadas de acordo com seus cargos.
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Perguntas frequentes sobre Admissão Digital:
A Admissão Digital é um processo através do qual o sistema de contratação dos colabores é feito de forma digital, no intuito de automatizar cada vez mais as etapas da admissão. Como isso acontece? Através da utilização de plataformas especializadas, onde o cadastro, os envios de documentos, a validação e as assinaturas dos contratos são concluídas virtualmente.
A Admissão Digital funciona da seguinte maneira:
1. Envio de documentos: o candidato insere todas as informações solicitadas pela empresa e envia, por meio da plataforma, todos os documentos escaneados ou fotografados, sem a necessidade de deslocamento.
2. Análise da documentação: o RH faz a conferência de todas as informações enviadas pelo futuro colaborador, verificando se tudo está de acordo com as obrigações legais.
3. Controle as informações dos candidatos: por meio de um software de inteligência de dados, digitando alguns comandos, é possível localizar qualquer detalhe sobre o colaborador.
4. Templates de admissão: personalização do processo para que qualquer documento que necessite de assinaturas seja facilmente selecionado na plataforma e, então, encaminhado à empresa.
5. Carta proposta com assinatura digital: a assinatura digital garante a validade jurídica dessa documentação, inclusive das cartas de propostas de emprego.
