Como manter os colaboradores empenhados, comprometidos e mantendo a produtividade ainda que executando diversas tarefas no seu cotidiano laboral? O meio mais eficaz é a implementação de ferramentas como a Matriz de Eisenhower, que atua na organização e priorização das demandas existentes.
Utilizando essa ferramenta, a administração de tarefas é facilitada, especialmente porque possibilita a definição de quais são as tarefas mais importantes, quais podem ficar para depois e quais são as tarefas que implicam maior urgência na sua realização. Por esse motivo, a Matriz de Eisenhower é cada vez mais utilizada pelos setores de RH, na intenção de valorizar o período de tempo trabalhado tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores. Interessou? Continue lendo para saber mais!
O que é a Matriz de Eisenhower?
Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, é uma ferramenta criada com foco na boa condução da produtividade dos colaboradores, observando o que deve ser priorizado e como a administração do tempo pode ser facilitada.
O método de Eisenhower serve para coordenar as atividades exigidas, montando as prioridades de modo ordenado, sempre analisando-as quanto à urgência e importância.
Uma vez estruturadas as prioridades, os colaboradores conseguem saber como produzir corretamente, observando a demanda de cada instante.
É muito importante, no ambiente organizacional, que seja feito esse tipo de gestão, onde cada atividade possua o seu nível de relevância.
Quem criou a Matriz de Eisenhower?
O criador da matriz de gerenciamento foi Dwight Eisenhower, militar, general do exército americano e também presidente dos Estados Unidos, até o início da década de 60.
Segundo Eisenhower:
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.
Diante desta máxima, entendemos o motivo de ser primordial organizar as atividades de uma empresa de acordo com seu grau de pertinência naquele momento.
4 quadrantes da Matriz de Eisenhower
De acordo com a matriz, as atividades a serem feitas são divididas em 4 quadrantes:
- Importante e urgente;
- Importante e não urgente;
- Não importante e urgente;
- Não importante e não urgente.
Mas como as atividades se conectam em cada uma das etapas acima? Antes de tudo é importante classificar o seguinte:
- Atividades importantes: são os resultados que influenciam de maneira direta os objetivos a serem cumpridos e as metas a serem atingidas.
- Atividades urgentes: são aquelas com prazos estipulados e que pedem foco máximo e instantâneo. Caso essas atividades não sejam executadas na data correta, os resultados serão negativos.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
Qual o critério que a matriz de Eisenhower utiliza na priorização de tarefas? Conforme mencionado acima, essa ferramenta é condicionada a 4 quadrantes formados por estruturas de importância e urgência.
Os quadrantes recebem a numeração de 1 a 4. Cada número é relativo às atividades prioritárias, sendo 1 as mais importantes e 4 as menos importantes.
Observe abaixo:
Primeiro Quadrante: Importante e Urgente
No quadrante de importância e urgência, são reservadas as atividades categóricas, aquelas consideradas essenciais para serem realizadas.
Dentre todas as atividades existentes, essas são as que devem receber o maior nível de atenção.
Os prazos devem ser cumpridos e as tarefas executadas o quanto antes.
Segundo Quadrante: Importante e Não Urgente
As atividades que se enquadram nessas características estão relacionadas aos objetivos estipulados, mas sem prazo final estabelecido.
O que deve ser feito? Um mapeamento das atividades e uma reserva de horas para concretizá-las.
No entanto, um detalhe deve ser observado: tudo isso é feito apenas depois de concluídas as atividades do primeiro quadrante.
Terceiro Quadrante: Não Importante e Urgente
Quando, após análise da equipe, uma atividade se encaixar nesse quadrante, ela poderá ser estudada do seguinte modo: delegada para que outro colaborador a execute ou deixada em “stand by” até que se conclua as atividades dos dois quadrantes acima.
Quarto Quadrante: Não Importante e Não Urgente
Esse tipo de análise é bastante variável. O recomendável é que a equipe se reúna e decida quais atividades fazem parte desse quadrante.
Uma vez identificado se algo tem essas características, as atividades deverão ser adiadas ou até mesmo excluídas.
Vantagens de utilizar a Matriz de Eisenhower
Já sabemos como usar a matriz de Eisenhower e compreendemos seu foco no gerenciamento de tempo e a priorização de atividades.
Em decorrência desse método, a produtividade aumenta e as demandas existentes no ambiente organizacional são melhor estruturadas.
Mas além disso, existem outros benefícios que tanto a empresa quanto o colaborador podem encontrar uma vez que resolvam implementar a matriz de Eisenhower no seu cotidiano laboral. Por exemplo:
- atividades melhor estruturadas;
- maior visibilidade quanto às tarefas que devem ser entregues naquele dia ou naquela semana;
- melhor produtividade;
- problemas solucionados com mais facilidade;
- celeridade na conclusão das atividades;
- maior assertividade nas decisões;
- tarefas exatas sendo priorizadas.
Agora que você já sabe os procedimentos e vantagens dessa ferramenta, que tal aplicar na sua empresa? A Matriz de Eisenhower, especialmente se combinada a outros métodos, como por exemplo o kanban e a metodologia ágil, certamente entregará resultados ainda mais positivos.
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Perguntas frequentes sobre Matriz de Eisenhower:
O surgimento da Matriz de Eisenhower não é algo recente. Ela foi desenvolvida durante a Segunda Guerra Mundial, por Dwight Eisenhower, militar, general do exército americano e também presidente dos Estados Unidos, de 1953 a 1961.
A Matriz de Eisenhower deve ser implementada dividindo as atividades a serem realizadas em 4 quadrantes e devem ser respeitados os comandos de cada uma:
1. Importante e urgente: faça agora!
2. Importante e não urgente: agende e fique atento aos prazos.
3. Não importante e urgente: delegue ou coloque em “stand by”.
4. Não importante e não urgente: veja se é necessário adiar ou eliminar.
