Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar suas tarefas

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Como manter os colaboradores empenhados, comprometidos e mantendo a produtividade ainda que executando diversas tarefas no seu cotidiano laboral?  O meio mais eficaz é a implementação de ferramentas como a Matriz de Eisenhower, que atua na organização e priorização das demandas existentes.

Utilizando essa ferramenta, a administração de tarefas é facilitada, especialmente porque possibilita a definição de quais são as tarefas mais importantes, quais podem ficar para depois e quais são as tarefas que implicam maior urgência na sua realização.

Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar suas tarefasO que é a Matriz de Eisenhower?

Por esse motivo, a Matriz de Eisenhower é cada vez mais utilizada pelos setores de RH, na intenção de valorizar o período de tempo trabalhado tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores.

Interessou? Continue lendo para saber mais!

O que é a Matriz de Eisenhower?

Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, é uma ferramenta criada com foco na boa condução da produtividade dos colaboradores, observando o que deve ser priorizado e como a administração do tempo pode ser facilitada.

O método de Eisenhower serve para coordenar as atividades exigidas, montando as prioridades de modo ordenado, sempre analisando-as quanto à urgência e importância.

Uma vez estruturadas as prioridades, os colaboradores conseguem saber como produzir corretamente, observando a demanda de cada instante.

É muito importante, no ambiente organizacional, que seja feito esse tipo de gestão, onde cada atividade possua o seu nível de relevância.

Quem criou a Matriz de Eisenhower?

O criador da matriz de gerenciamento foi Dwight Eisenhower, militar, general do exército americano e também presidente dos Estados Unidos, até o início da década de 60.

Segundo Eisenhower:

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Diante desta máxima, entendemos o motivo de ser primordial organizar as atividades de uma empresa de acordo com seu grau de pertinência naquele momento.

4 quadrantes da Matriz de Eisenhower

De acordo com a matriz, as atividades a serem feitas são divididas em 4 quadrantes:

  1. Importante e urgente;
  2. Importante e não urgente;
  3. Não importante e urgente;
  4. Não importante e não urgente.

Mas como as atividades se conectam em cada uma das etapas acima? Antes de tudo é importante classificar o seguinte:

  • Atividades importantes: são os resultados que influenciam de maneira direta os objetivos a serem cumpridos e as metas a serem atingidas.
  • Atividades urgentes: são aquelas com prazos estipulados e que pedem foco máximo e instantâneo. Caso essas atividades não sejam executadas na data correta, os resultados serão negativos.

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

Qual o critério que a matriz de Eisenhower utiliza na priorização de tarefas? Conforme mencionado acima, essa ferramenta é condicionada a 4 quadrantes formados por estruturas de importância e urgência.

Os quadrantes recebem a numeração de 1 a 4. Cada número é relativo às atividades prioritárias, sendo 1 as mais importantes e 4 as menos importantes.

Observe abaixo:

Matriz de Eisenhower - Primeiro Quadrante

Primeiro Quadrante: Importante e Urgente

No quadrante de importância e urgência, são reservadas as atividades categóricas, aquelas consideradas essenciais para serem realizadas.

Dentre todas as atividades existentes, essas são as que devem receber o maior nível de atenção.

Os prazos devem ser cumpridos e as tarefas executadas o quanto antes.

Matriz de Eisenhower - Segundo Quadrante

Segundo Quadrante: Importante e Não Urgente

As atividades que se enquadram nessas características estão relacionadas aos objetivos estipulados, mas sem prazo final estabelecido.

O que deve ser feito? Um mapeamento das atividades e uma reserva de horas para concretizá-las.

No entanto, um detalhe deve ser observado: tudo isso é feito apenas depois de concluídas as atividades do primeiro quadrante.

Matriz de Eisenhower - Terceiro Quadrante

Terceiro Quadrante: Não Importante e Urgente

Quando, após análise da equipe, uma atividade se encaixar nesse quadrante, ela poderá ser estudada do seguinte modo: delegada para que outro colaborador a execute ou deixada em “stand by” até que se conclua as atividades dos dois quadrantes acima.

Matriz de Eisenhower - Quarto Quadrante

Quarto Quadrante: Não Importante e Não Urgente

Esse tipo de análise é bastante variável. O recomendável é que a equipe se reúna e decida quais atividades fazem parte desse quadrante.

Uma vez identificado se algo tem essas características, as atividades deverão ser adiadas ou até mesmo excluídas.

Como funciona a Matriz de Eisenhower?4 quadrantes da Matriz de Eisenhower

Vantagens de utilizar a Matriz de Eisenhower

Já sabemos como usar a matriz de Eisenhower e compreendemos seu foco no gerenciamento de tempo e a priorização de atividades.

Em decorrência desse método, a produtividade aumenta e as demandas existentes no ambiente organizacional são melhor estruturadas.

Mas além disso, existem outros benefícios que tanto a empresa quanto o colaborador podem encontrar uma vez que resolvam implementar a matriz de Eisenhower no seu cotidiano laboral. Por exemplo:

  • atividades melhor estruturadas;
  • maior visibilidade quanto às tarefas que devem ser entregues naquele dia ou naquela semana;
  • melhor produtividade;
  • problemas solucionados com mais facilidade;
  • celeridade na conclusão das atividades;
  • maior assertividade nas decisões;
  • tarefas exatas sendo priorizadas.

Agora que você já sabe os procedimentos e vantagens dessa ferramenta, que tal aplicar na sua empresa? A Matriz de Eisenhower, especialmente se combinada a outros métodos, como por exemplo o kanban e a metodologia ágil, certamente entregará resultados ainda mais positivos.

Matriz de Eisenhower - Vantagens de Utilizar

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