Kanban: um método ágil para gestão de projetos

Se você sabe o que é canvas, fica fácil deduzir o que é o método Kanban. Já imaginou contar com o amparo de um sistema que possibilita e auxilia na ampliação do sistema de produção de uma empresa? O Kanban é um método que pode te ajudar nesse processo, conforme explanaremos a seguir.

Origem do kanban

Kanban é um método que surgiu no ano de 1940, criado pelo engenheiro Taiichi Ohno, integrante da empresa Toyota, no Japão.

Ohno baseou-se nas metodologias ágeis do kanban, que tinha como objetivo fiscalizar o volume de materiais para que não haja excesso nem escassez de produtos, equilibrando então o estoque e as linhas de produção.

O método kanban atua através de um quadro onde existem colunas e cartões coloridos (post-its). As colunas servem como representação dos produtos ou de suas condições de fabricação. Já as cores, representam a categoria de urgência de produção de cada produto.

Com o passar do tempo, o kanban passou a ser aplicado muito além da indústria, dando origem a uma série de outros modelos de canvas sendo atualmente operado no desenvolvimento de software, nos grupos de marketing, nas prestações de serviços etc.

O foco de maior aplicação da metodologia atualmente é como uma ferramenta de gestão.

O que é kanban?

Kanban é uma palavra japonesa que pode ser literalmente traduzida como quadro de sinal ou sinal visual.  

A metodologia é utilizada há décadas no Brasil e é um meio eficaz de catalogar deveres e realizações através de simbologias visuais.

O quadro kaban básico é formado por três colunas: pedido, em progresso e concluído. Essa formação é responsável por entregar informações em tempo real, demonstrando lacunas e demais caminhos que possam influenciar negativamente o decorrer dos trabalhos.

Qual o objetivo da metodologia kanban?

O kanban tem como foco a produtividade e a estruturação das entregas. O propósito é viabilizar uma produção mais clara e canalizada possível.

Para que serve o kanban?

Dentre algumas das funções que já explanamos até aqui, podemos citar três funções principais:

• Administrar a movimentação das atividades e possibilitar aos gestores que alcancem os processos acerca das produções, tanto quanto à celeridade como também ao conteúdo.

• Balancear as metodologias durante os processos analisando todas as etapas para que nenhuma tarefa listada deixe de ser cumprida e evitando que alguma delas seja paralisada pela falta de entrega de uma etapa anterior.

• Controlar a quantidade de tarefas a serem executadas pela equipe, entendendo os limites de produção.

Quais são os tipos de kanban?

O método kanban pode ser adotado em seus diversos tipos, quais sejam:

Kanban de produção

O kanban de produção fraciona os quadros em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).

Os cartões utilizados precisam conter dados básicos sobre todas as tarefas a serem desenvolvidas. Deve constar, por exemplo, o que é preciso entregar, o período de conclusão e quem coordenará as tarefas.

Cada cor distribuída nos quadros aponta como está o andamento de determinada atividade ou o bloco encarregado.

Quando as atividades são iniciadas, os cartões seguem para o próximo trajeto até que estejam concluídos dentro do quadro.

A divisão que possuir alguma vaga não finalizada poderá ser incumbida de uma nova atividade, desenvolvendo algum elemento subsequente da linha de produção.

Kanban de movimentação

O kanban de movimentação é conhecido como o kanban da indústria. O foco é controlar entradas e saídas do estoque, detendo assim o equilíbrio diante daquilo que foi produzido e segue acessível para o mercado.

Esse tipo de kanban também utiliza cartão em sua condução. Todavia, nesse caso, os cartões informarão as demandas de produção do produto e passam a comunicar de acordo com a alteração dos fluxos do estoque.

No kanban de movimentação, existem duas variações: o kanban interno (para controle da própria organização) e o kanban externo (para controle dos colaboradores e dos fornecedores).

Como aplicar o método Kanban?

O método pode ser aplicado na sua empresa seguindo as seguintes etapas:

Organizar a equipe

O gestor responsável deve agrupar sua equipe e repassar os detalhes acerca do novo método de trabalho.

Esse é o momento onde a equipe deve estar devidamente alinhada ao funcionamento do método e tirar todas as possíveis dúvidas acerca de sua aplicação.

Estruturar os procedimentos

Nesta etapa de aplicação, é necessário que se faça um mapeamento dos procedimentos a serem seguidos.

Tudo aquilo que será concretizado pela equipe deve ser analisado, pois só assim as colunas poderão ser classificadas de modo a explicarem todas as situações pelas quais as demandas passarão.

Estabelecer um esboço de cores e prioridades

Deve-se definir um método de funcionamento da sinalização, identificando quais as cores representam as tarefas a serem entregues prioritariamente, por exemplo.

Essa estruturação pode se dar por cores ou por distribuição de colunas. De todo modo, as cores devem ser as responsáveis por guiar os procedimentos, devendo então serem definidos os seus papéis dentro do sistema escolhido.

Classificar para aperfeiçoar

Com a implementação de um novo método como esse, a equipe viverá contratempos e até mesmo obstáculos. Assim sendo, é importante que o gestor faça uma avaliação através de pesquisas direcionadas aos seus colaboradores afim de consertar e aperfeiçoar o andamento do que não estiver satisfatório.

Learning Kanvas

O Learning Kanvas é um canvas grautito para criação de projetos educacionais, pensado para o desenvolvimento de projetos na Educação Corporativa. Ele foi idealizado pelo COO e Co-fundador da Keeps, Gustavo Formighieri, para atender às demandas dos setores de T&D e RH nas empresas.

O princípio é fornecer instrumentos que ajudem as organizações a tornar essas áreas mais estratégicas, ao invés de atuarem apenas como braço operacional. Com um RH ágil e treinamentos corporativos eficientes, encontram-se também os melhores resultados.

Perguntas frequentes sobre Kanban: