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Padronização de Processos: o que é, benefícios e como fazer

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Padronizar processos é fundamental na qualidade total da empresa, sendo ela responsável por tornar a rotina e atividades de uma empresa uniformes. Ao implementar padrões no modo de se trabalhar, torna-se mais fácil colocar em prática uma operação consistente e produtiva. Isso não está ligado apenas em manter tudo na linha ou conforme os gestores esperam. Seu real significado está em facilitar o trabalho dos colaboradores. A padronização de processos pressupõe uma boa comunicação e estruturação entre os setores e hierarquias da empresa. Se você quer saber mais sobre a importância dessa metodologia e como aplicá-la em sua empresa, continue a leitura deste artigo e descubra!

O que é padronização de processos?

Quando o assunto é padronizar processos, pensamos diretamente na organização e formalização de diversos aspectos, tarefas e abordagens dentro de uma empresa, seja na resolução de problemas, na criação de estratégias, no atendimento ao cliente, na linha de produção, dentre outras ações.

Fato é, a grande maioria dos processos empresariais são executados por diversas pessoas, logo, é necessário estabelecer um modelo a ser seguido que contenha também as expectativas relacionadas a cada função e atividade desenvolvida pelos colaboradores.

Nesta senda, a padronização torna mais claro o impacto que cada processo gera nos resultados, bem como o grau da responsabilidade que cada etapa possui no todo.

Quais são os métodos de padronização?

Tendo posse do conceito, passaremos a tratar dos métodos que permitem a aplicação da padronização de processos.

Quais são os métodos de padronização?

Mapeamento de processos

Um dos métodos para padronizar processos consiste em realizar o mapeamento de como o processo está sendo executado atualmente.

Esta etapa é essencial para se familiarizar com o processo como um todo, desde o seu início até o final.

Formalização das metodologias de trabalho

Um dos modos mais eficazes de padronização é a formalização das metodologias de trabalho.

Neste método, você poderá extrair métodos comuns para todos os processos, como a realização de mapas mentais, formando um conjunto de diligências que serão observadas durante a implementação de novos processos.

Gerenciamento de dados

Outro método de padronização reside na gestão de dados. Para tal, será necessário aplicar técnicas que permitam que diferentes setores emitam informações fáceis de serem cruzadas.

E quais processos devem ser padronizados?

Tendo entendido o conceito central e os principais métodos de padronização, cabe levantarmos a questão acerca dos processos que podem e devem ser padronizados. Afinal, tendo recursos limitados, não é possível padronizar tudo ao mesmo tempo.

Padronização de processos administrativos

A padronização de processos administrativos, como o nome sugere, considera as etapas que acontecem nos setores que administram a empresa, tal como os Recursos Humanos.

Padronização de processos industriais

Caso sua empresa trabalhe com processos de larga escala, a padronização de processos é importantíssima para que possíveis erros não afetem a produção.

Padronização de processos operacionais

Em resumo, os processos operacionais são aqueles que têm como finalidade a transformação das entradas (material ou informacional) no produto. Assim, a padronização desse processo considera o alinhamento de toda a operação.

Quais são os princípios da padronização de processos?

Primeiramente, é importante entendermos que todos devem estar cientes do processo. Logo, promover uma reunião para informar como as coisas serão feitas é essencial.

Outrossim, a descentralização e simplificação são pilares centrais da padronização de processos. Assim, ter o gerenciamento por áreas, com responsáveis definidos, torna o controle da padronização mais simples. Somado a isto, a análise por setor será mais apurada.

Também é interessante definir a periodicidade em que a padronização será revista, para adaptar-se melhor ao ambiente.

Qual a importância da padronização de processos?

Você certamente já entendeu que a padronização de processos é algo primordial para sua empresa, além de que esta prática traz diversos benefícios para as empresas. Para tal, separamos as principais vantagens que essa padronização gera. São benefícios da padronização de processos:

Qual a importância da padronização de processos?

Otimização de recursos

Você pode estar se perguntando o porquê fazer a padronização de processos, respondendo sua dúvida, afirmamos com propriedade que a padronização permite encontrar as melhores oportunidades para que os recursos disponíveis dentro da empresa sejam empregados onde realmente são necessários.

Menor variabilidade

Igualmente, processos padronizados implicam em entregas consistentes e sem uma grande variação. Este é um dos porquês de se investir em padronização.

Maior produtividade

Um dos principais motivos do porquê devemos aplicar a padronização de processos e tarefas está no aumento da produtividade.

Isso se dá pelo fato de que a padronização dos processos é o mapeamento e a formalização da maneira mais otimizada de executar uma tarefa.

Redução de custos

Outro ponto fundamental da padronização de processos está na redução de custos. Afinal de contas, um processo padronizado que busca a otimização de recursos, também ajuda na redução de custos totais dentro da empresa.

Melhora a experiência do cliente

É fato que muitos dos processos dentro da empresa acabam em um contato direto com o público. Assim, processos bem padronizados geram uma satisfação e um engajamento maior dos clientes frente a sua empresa.

Transparência nos processos

Com o desenvolvimento da padronização, os processos se tornam mais transparentes. Isso se dá pelo fato de que o desencontro de informações é minimizado.

Outro benefício conjunto reside na identificação de possíveis etapas desnecessárias, otimizando o processo como um todo.

Como fazer padronização de processos?

Partimos do pressuposto de que não é preciso estruturar todos os processos de sua empresa, de modo que o foco seja dado aos mais críticos. E como padronizar os processos? Existem alguns passos que precisam ser considerados. Trouxemos algumas dicas para fazer a padronização na sua empresa de forma rápida e eficaz, confira!

Como fazer padronização de processos?

Defina qual será o objetivo da padronização de processos

É necessário ter clareza acerca deste objetivo, caso contrário, será proveitoso repensar essa ação.

Nesta toada, é muito comum querer otimizar todos os processos da empresa, porém, não vale a pena gastar toda a energia e todos os recursos da empresa nisso. Tome um passo de cada vez.

Levante todas as atividades executadas

Essa etapa é essencial na padronização. Tenha cautela para não esquecer de nenhuma atividade importante. 

Busque entender todas as versões do processo, caso existam, e mobilize sua equipe para chegar a um consenso juntos.

Envolva muitas pessoas no mapeamento de processos

Será muito proveitoso realizar uma dinâmica colaborativa, proporcionando então uma troca de experiências e um melhor resultado. Saiba que o compartilhamento de informações aumenta o engajamento e a motivação dos colaboradores.

Quanto mais gente envolvida, maior a diversidade de ideias e maior será a qualidade da padronização de processos.

Simplifique a documentação dos processos

A documentação dos processos deve ser simples e facilmente entendida por qualquer um que precise consultá-la. Uma forma de realizar esta tarefa é trazer imagens com o intuito de melhorar a visibilidade do processo.

Também padronize as formatações. Para isso, utilize notações conhecidas e simples.

Invista na capacitação dos colaboradores

Busque formas inteligentes e novas de passar as informações aos participantes do processo. Reúna todos em uma sala e explique o conteúdo de forma didática.

Caso haja resistência dos colaboradores frente à mudança, pode ser muito interessante contratar um consultor externo para apoiar a gestão da mudança, fazendo ações para preparar a organização e minimizar riscos e impactos.

Revise e atualize periodicamente a documentação de processos

Mudanças são muito positivas. Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante. Se necessário, invista em tecnologia e automatize alguns processos.

O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque você estruturou seus processos uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa!

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Perguntas frequentes sobre Padronização de Processos:

Quais são os principais métodos de padronização?

Mapeamento de processos: essa etapa é essencial para se familiarizar com o processo como um todo, desde o seu início até o final.
Formalização das metodologias de trabalho: você poderá extrair métodos comuns para todos os processos, formando um conjunto de diligências que serão observadas durante a implementação de novos processos.
Gerenciamento de dados: aqui será necessário aplicar técnicas que permitam que diferentes setores emitam informações fáceis de serem cruzadas.

Como fazer uma padronização de processos?

– Estipule o objetivo da padronização de processos.
– Faça um levantamento de todas as atividades executadas.
– Reúna muitas pessoas no mapeamento de processos.
– Facilite a documentação dos processos.
– Aposte na capacitação dos colaboradores.
– Analise e renove periodicamente a documentação de processos.

Gustavo Formighieri
Possui graduação em Ciências da Computação e é especialista em Gestão de Projetos e Marketing Digital pela FGV, hoje atuando como fundador de COO da Keeps, ajudando as empresas a implantar e operacionalizar processos e ferramentas para capacitação dos colaboradores.
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