Procedimento Operacional Padrão: como implementar o POP

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Padronizar processos é uma forma de assegurar a entrega de resultados previsíveis em uma organização. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento produzido no contexto empresarial com objetivo de orientar os colaboradores quanto às tarefas que precisam ser executadas, sendo, portanto, uma ferramenta que garante que os times estejam sempre alinhados.

Um POP dispõe de instruções pragmáticas e sua finalidade é aumentar a produtividade dos colaboradores e evitar o desperdício de recursos que ocorrem na organização, o que gera maior eficiência operacional para a instituição. Então, para que esse documento atinja todo seu potencial, criamos este artigo para te auxiliar a elaborar um POP eficiente, com todas as informações necessárias. Confira!

O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP) na prática?

Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é um roteiro que busca padronizar e detalhar tarefas que precisam ser feitas na empresa.

Neste documento estarão detalhados todos os processos da empresa, tais como: sequência de procedimentos; materiais usados; responsáveis por cada atividade e cuidados necessários, além de outras informações importantes para que a tarefa seja feita.

O Procedimento Operacional Padrão garante que os processos da empresa funcionem de acordo com o padrão de qualidade buscado pela organização, visando diminuir possíveis erros de execução.

É através do POP que a empresa consegue definir uma rotina eficiente, com um passo a passo dos principais elementos relacionados àquela atividade específica.

Geralmente, essa ferramenta é aderida em operações produtivas e administrativas, porém também pode ser destinada para qualquer outra atividade específica, facilitando todos os processos e passos.

Quais características devem conter em um POP?

Quais características devem conter em um POP?

Assim como qualquer roteiro, um POP também precisa obter características e elementos específicos que o tornam relevante e eficiente.

Então, vamos acompanhar quais são eles?

  • Nome do procedimento;
  • Quem é o responsável por seu desenvolvimento;
  • Área de destinação;
  • Responsáveis pela atividade, cargo e função;
  • Lista de materiais necessários;
  • Descrição das siglas;
  • Documentação de referência;
  • Passo a passo do procedimento;
  • Perspectivas.

Qual a importância de criar um POP?

Compreender a importância dos Procedimentos Operacionais Padronizados é importante para qualquer empresa que deseja padronizar e garantir a qualidade de um procedimento a ser seguido, diminuindo significativamente as chances de erros no processo.

Através deles, a rotina dos colaboradores passa a ser consolidada e documentada, o que evita gaps que possam comprometer o trabalho dos profissionais e a satisfação dos clientes.

Quais são as vantagens do Procedimento Operacional Padrão?

Dentre as vantagens que os Procedimentos Operacionais Padronizados apresentam a empresa, estão:

  • Melhora na produtividade;
  • Diminuição de falhas de comunicação;
  • Melhora na qualidade dos produtos e serviços;
  • Orienta os profissionais envolvidos;
  • Otimização constante de processos;
  • Otimiza o tempo de execução;
  • Substituição de um colaborador sem maiores problemas.

Como Criar um Procedimento Operacional Padrão

Como Criar um Procedimento Operacional Padrão

Defina seu objetivo final

O primeiro passo é pensar com clareza sobre à finalidade de um POP.

Ao estabelecer seus objetivos, você precisa questionar se um POP é de fato necessário para essa finalidade. Também pergunte a si mesmo se há um motivo específico para esse objetivo ser assistido por um documento POP.

Ao identificar o que exatamente busca de um Procedimento Operacional Padrão, se torna mais fácil criar um esboço do documento e definir seus detalhes.

Defina um formato para seu POP

O próximo passo deve ser destinado a encontrar um formato que se adéque às necessidades de sua empresa.

O Procedimento Operacional Padrão precisa ter um formato exclusivo, que pode ser desde um formato simples, até um fluxograma.

Busque informações

Depois de ter definido um formato, busque a opinião da equipe de trabalho, afinal são os colaboradores que utilizarão o documento quando ele estiver finalizado.

Essa ação permitirá que sua empresa contemple informações que façam sentido para seus profissionais e que as tarefas necessárias sejam incluídas.

Crie o escopo do seu POP

Há a possibilidade de o Procedimento Operacional Padrão depender de outro POP, bem como de outras equipes e departamentos.

Caso este seja seu caso, crie um escopo e veja se é possível somente referenciar os demais POP, ou é necessário incluí-los ao documento atual.

Veja também a possibilidade de incluir um fluxograma ou um mapa para estabelecer, de forma clara, as dependências e partes responsáveis por cada ação interligada.

Entenda quem é o seu público

Saber quem é seu público facilita na escrita do seu Procedimento Operacional Padrão, porque você entende como pode se comunicar com ele e cria um documento mais efetivo.

Nessa etapa cogite saber:

  • o conhecimento prévio de seu público, com relação à organização, seus procedimentos e termos utilizados;
  • as habilidades linguísticas deles; são pessoas que têm o português como língua nativa? Isso afeta diretamente a elaboração do seu POP;
  • se são novos colaboradores; esse público precisa que os POPs sejam mais detalhados e orientados ao treinamento;
  • Se várias pessoas, de diferentes funções, irão ler o documento, ao identificar isso, você consegue criar um documento que tenha bem definido quem/qual função desempenha cada tarefa.

Escreva seu Procedimento Operacional Padrão

Depois de reunir todas as informações de que precisa, faça um rascunho do seu documento, compreendendo as principais informações de identificação e os procedimentos específicos, conforme detalhemos no início desse post.

Cada etapa deve ser escrita de forma detalhada e direta e incluir o tempo para a execução de cada tarefa, além dos resultados esperados.

Os POPs mais completos também auxiliam na tomada de decisão.

Não se esqueça de que os procedimentos específicos são o passo a passo do que precisa ser seguido para realizar com eficiência os padrões e normas de segurança estabelecidas pela empresa.

Revise e teste

Após escrever o POP, garanta que ele seja revisado para que não haja nenhum erro gramatical ou técnico que venha interferir na sua compreensão.

Em seguida faça um teste. Você mesmo deve fazer isso, para tirar a prova de que ele ajuda a atingir o resultado procurado.

Somente depois desse passo é que você deve disponibilizar para os demais membros da equipe testarem o documento.

Os colaboradores podem apresentar sugestões relevantes para incorporar ao documento, anote as informações e o leve para uma nova alteração.

Repita esse processo até que o POP seja aprovado por todos os colaboradores que fazem parte da equipe de trabalho.

É interessante que a cada seis ou doze meses, o POP seja revisado e atualizado, assim você consegue identificar possíveis modificações que venham agregar melhorias ao time.

Os formatos de apresentação de um Procedimento Operacional Padrão

Os formatos de apresentação de um Procedimento Operacional Padrão

É importante que você compreenda quais são os formatos de apresentação de um POP, para apresentar de forma mais clara os detalhes para seus colaboradores.

Portanto, abaixo explicamos os formatos nos quais o documento pode ser criado:

Fluxograma

O fluxograma é uma forma particularmente útil quando existem diversos resultados possíveis, mas que nem sempre são previsíveis.

Essa forma de organizar representa uma comunicação visual que facilita a tomada de decisão em cada etapa do processo.

Hierárquico

Esse é um dos formatos mais simples de Procedimento Operacional Padrão, já que se trata de uma divisão de eventos em etapas hierárquicas, normalmente na forma de lista numerada.

Então, produzi-lo envolve definir etapas principais e, em cada um desses tópicos, descrever etapas mais específicas.

Etapas simples

Esse formato funciona exatamente com uma lista de afazeres: procedimentos simples e fáceis, organizados na forma de diretrizes.

Frases curtas e claras são indicadas para facilitar a experiência do colaborador.

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Perguntas frequentes sobre Procedimento Operacional Padrão (POP):

O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é um documento elaborado nas empresas com o objetivo de detalhar todas as atitudes, recomendações e práticas durante a implementação e realização dos processos organizacionais.

Quais as vantagens de um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Um Procedimento Operacional Padrão apresenta os seguintes benefícios:

– Otimização da produtividade;
– Ameniza as falhas de comunicação;
– Aprimora a qualidade dos produtos e serviços;
– Orienta os profissionais envolvidos;
– Evolução constante de processos;
– Aprimora o tempo de execução;
– Substituição de um colaborador sem maiores problemas.

Gustavo Formighieri
Possui graduação em Ciências da Computação e é especialista em Gestão de Projetos e Marketing Digital pela FGV, hoje atuando como fundador de COO da Keeps, ajudando as empresas a implantar e operacionalizar processos e ferramentas para capacitação dos colaboradores.
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