Gestão de Projetos
Brainwriting: o que é e como utilizar essa técnica para gerar ideias inovadoras
Brainwriting é uma técnica de geração de ideias em grupos onde, ao invés de verbalizadas, as ideias são escritas no papel.
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O Diagrama de Ishikawa foi pensado para que se mantenha uma boa gestão, onde seja essencial que se utilize ferramentas de qualidade. Portanto, o próprio diagrama é uma destas ferramentas, conforme explanaremos a seguir.
O Diagrama de Ishikawa, também chamado de Diagrama Espinha de Peixe/ Diagrama Causa e Efeito/
O Diagrama de Ishikawa, ou método Ishikawa, é também conhecido pelos seguintes nomes:
Qual a finalidade do Diagrama de Ishikawa e o que significa? Trata-se de uma ferramenta de gestão de qualidade geralmente utilizada para o gerenciamento do controle de qualidade. O diagrama apresenta um formato gráfico que se assemelha a um esqueleto de um peixe, criada no intuito de analisar as organizações e identificar a fonte principal de um problema.
O modelo do Diagrama foi desenvolvido em 1943 pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, o projeto foi criado para ser aplicado por qualquer indivíduo, sejam os colaboradores de produção ou da administração e gerência; daí seu sucesso na gestão de qualidade. Trata-se de uma ferramenta visual que permite à equipe identificar os problemas que acarretam na diminuição da produtividade da empresa, descobrindo quais fatores colaboraram para que se chegasse àquela situação indesejada.
Fazem parte da conceituação do Diagrama de Ishikawa as seguintes palavras-chave:
Todas as empresas podem utilizar o diagrama em todos os seus setores, desde que saibam adaptá-lo a cada situação. Todos os colaboradores conseguirão acessá-lo, sendo possível assim que sua aplicação ocorra tanto na fábrica quanto na administração do escritório, por exemplo. Mas é preciso lembrar que existem inúmeros métodos focados na gestão que também podem ser úteis, como o Programa 5S e a ADHocracia, por exemplo. Cada caso precisa ser analisado para entender qual processo irá atender melhor os objetivos esperados.
Então quando e por quê usar o Diagrama de Ishikawa? Deve ser utilizado sempre que for identificado que o problema atingiu diretamente o serviço/produto ofertado. Se na sua empresa existe um grande número de reclamações vinculadas ao atendimento dos colaboradores ou caso ocorram defeitos recorrentes nas suas produções, o método deve ser imediatamente aplicado. Tanto assim quanto na otimização de processos para problemas que não são recorrentes mas que acabam atrapalhando o desempenho do negócio.
Analisando os erros através do gráfico, erros poderão ser corrigidos e transformados, gerando mais lucros e aprendizados. Em resumo, qual a finalidade do Diagrama de Ishikawa? O diagrama pode ser utilizado das seguintes maneiras e nos seguintes contextos:
O Diagrama de Causa e Efeito, como já mencionado anteriormente, utiliza-se de algumas palavras-chave, dentre elas a causa e o efeito. A relação causa e efeito é fruto do princípio que diz que toda ação gera uma reação.
As causas são, usualmente, motivos que impactam na variação do resultado, determinando qual o seu grau de intensidade – o efeito.
Já os efeitos, são os resultados da performance daquela causa determinada. O efeito é geralmente reconhecido através de um sinal específico.
Em síntese, podemos concluir que tudo aquilo que fazemos, ou seja, as causas, por consequência vão gerar resultados específicos, ou seja, os efeitos.
Portanto, no ambiente organizacional, o funcionamento segue a mesma regra: todas as fases de um procedimento vão influenciar no resultado final. Portanto, qualquer desvio durante as etapas pode acabar gerando erros no resultado final.
Como então descobrir a causa que ocasionou o resultado final negativo nesse procedimento? Utilizando-se o Diagrama de Ishikawa.
Inicialmente, o erro ou o problema que ocorreu deve ser analisado da seguinte forma: por que? Por exemplo: se os conteúdos de marketing não estão sendo favoráveis para a conversão: por quê? Se a equipe de vendas não consegue alcançar a porcentagem estimada: por quê?
Através da implementação do diagrama, chega-se a uma conclusão. Daí em diante, trabalha-se na extinção do erro ou na correção, caso seja possível, evitando ao máximo que os resultados negativos continuem acontecendo.
Agora que você já entendeu para que serve a metodologia de diagrama de Ishikawa, está na hora de aprender a como fazer um, passo a passo.
Sua utilização parte da premissa de que todo problema tem uma causa específica. Dessa forma, eliminar a causa-raiz significa, consequentemente, eliminar o problema.
Para descobri-la, portanto, o método sugere o teste e análise de cada sugestão de causas feitas pela equipe.
Para realizar a análise de causas utilizando o Diagrama de Ishikawa, basta seguir alguns passos. Veja só:
Cabe ressaltar que, originalmente, são propostas 6 categorias pelo método, que são: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio-ambiente, Método e Medidas (os 6Ms). Entretanto nem todos os processos ou problemas utilizam-se de todos esses fatores, assim é preciso avaliar quais deles estão presentes ou são importantes para a execução.
É possível que você só avalie 4 deles, como no exemplo utilizado anteriormente no artigo. Não há nenhum problema com isso, desde que a análise seja feita com base em fatos e dados e nenhum aspecto importante seja deixado de lado.
Quando utilizamos a técnica conhecida como os 5 porquês devemos quando combiná-la ao diagrama de Ishikawa, pois auxilia com eficiência na descoberta exata da causa que leva ao problema nos resultados finais das produções.
E quais são os 5 porquês? O fundamento desta técnica é perguntar 5 vezes o motivo daquele problema ter acontecido. Claro, utilizando sempre questionamentos o mais racionais possíveis. Mas por que perguntar tantas vezes? Porque a cada nova pergunta, melhor a questão é enxergada e mais rapidamente faz-se a identificação da causa raiz daquele problema.
Segundo seu criador, Taiichi Ohno, cada porquê explana uma etapa importante:
1º Porquê: sintoma do problema.
2º Porquê: desculpa para o problema ter acontecido.
3º Porquê: culpado pelo problema.
4º Porquê: causa responsável pelo problema.
5º Porquê: causa raiz do problema.
Então porque exatamente utilizar essas duas ferramentas de gestão de qualidade conjuntamente? Porque uma completa a outra. Nesse caso, qual o objetivo da ferramenta do Diagrama de Ishikawa? O diagrama, originário do brainstorming, é capaz de fornecer uma visão ampla do contratempo. E os 5 porquês faz com que seja feita uma análise mais aprofundada desse contratempo. Assim, quando utilizadas ao mesmo tempo, os resultados serão mais confiáveis e eficazes.
O diagrama apresenta uma série de vantagens para a gestão de sua empresa, como por exemplo:
Eficaz para organização de ideias, problemas e possibilidades, o Diagrama de Ishikawa é apresentado em formato bastante didático. Todavia, é importante que o gestor da equipe saiba distribuir os itens na hierarquia correta, alinhados aos interesses da empresa.
Como montar o Diagrama de Ishikawa? Para elaborar o Diagrama, é necessário que alguns passos sejam seguidos:
Primeiro: definição do problema fonte da análise.
Segundo: trace uma seta horizontal, que aponte para o lado direito e, no retângulo inserido na ponta da seta, escreva o problema.
Terceiro: reúna a equipe e faça um brainstorming com base na pergunta: o que está causando este problema? E elabore um levantamento de acordo com as respostas encontradas.
Quarto: identificadas as causas, divida-as em grupos, como materiais, métodos, mão de obra etc., ou ainda da forma que você julgar mais coerente na sua organização.
Quinto: em seguida, demarque o caminho, estude as causas anteriores que fizeram com que o problema acontecesse.
Como dissemos anteriormente, o Diagrama de Ishikawa é também conhecido como Diagrama dos 6Ms. Esses 6Ms são as categorias nas quais a elaboração se divide: Máquina, Materiais, Método, Medidas, Meio ambiente e Mão de obra. Entretanto, no seu processo de identificação não é necessário fazer constar todos os 6Ms, apenas aqueles que você entenda importantes para a execução do Diagrama — desde que existam fatos e dados, não sendo deixado de escanteio nenhum conteúdo.
A ferramenta tem como função e objetivo organizar o raciocínio na identificação de causas raízes de problemas.
Sendo assim, ele relaciona o efeito a ser analisado com as causas mais influentes.
Nesse sentido, as causas dos problemas podem ser classificadas em 6 tipos no Diagrama de Ishikawa: máquina, materiais, mão de obra, meio ambiente, medida e método.
Então, devido a isso, a ferramenta também possui outro nome: diagrama 6M.
O Diagrama de Ishikawa nem sempre utiliza todos esses M’s para o levantamento das possíveis causas de um efeito, mas com isso, é importante avaliar quais são importantes para o processo a ser estudado.
Veja com clareza a definição dos 6Ms a seguir!
Quais são os 6Ms do diagrama de causa e efeito? Para fazer um diagrama completo, devemos utilizar a técnica dos 6Ms, seguindo os passos abaixo.
Aqui o foco é prezar pelo bom funcionamento dos equipamentos, eliminando os prejuízos e focando na manutenção da produção de acordo com a previsão inicial. Deve-se saber manusear as máquinas e realizar manutenções regulares.
Verifica-se a utilização da matéria prima da produção, suas quantidades e especificações.
Mão de obra — os colaboradores devem trabalhar com competência, qualificação, prudência e sem atropelar a execução das tarefas. A mão de obra está diretamente ligada às características do colaborador na execução de suas atividades.
Os colaboradores devem trabalhar com competência, qualificação, prudência e sem atropelar a execução das tarefas. A mão de obra está diretamente ligada às características do colaborador na execução de suas atividades.
Análise do ambiente interno (espaço, ruídos) e externo (tempo instável, poluição) da empresa e dos problemas que podem decorrer destas questões.
Como os processos serão controlados, monitorados e mensurados, de forma que o trabalho não precise ser refeito.
Adoção de procedimentos para realização dos trabalhos, através de ferramentas de planejamento.
Sempre que houver um problema nos processos de um projeto, é possível estabelecer uma discussão baseada nas regras do Diagrama Espinha de Peixe.
Assim, não é preciso atrelar o método a um processo industrial comum. É possível utilizá-lo para um projeto pessoal, para uma meta na sua empresa ou para sua turma de alunos.
Basta encontrar um problema (ou efeito) e buscar analisar cada M pensando as causas.
Um dos erros mais comuns das empresas é deixar com que seus processos sejam interferidos por pequenos problemas e falhas, sem aprofundar em suas causas ou contra-atacá-las.
Isso acaba deteriorando sua rotina de trabalho, o que leva a prejuízos e deixa a empresa cada vez menos produtiva.
Por isso, como uma das ferramentas mais importantes da gestão de qualidade, o uso do Diagrama de Ishikawa ajuda a manter essas atividades em constante aprimoramento e facilita a solução dos seus problemas, desde os mais simples até os mais complexos.
Afinal de contas o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta versátil, de fácil entendimento e visualização, que eleva o nível de compreensão da equipe sobre todos os processos.
Além disso, ele pode ser utilizado nas mais diversas áreas dentro de organizações de todos os segmentos.
Portanto, investir nesse tipo de gestão e ferramenta de solução de problemas é um dos melhores caminhos para atingir o sucesso na condução de uma empresa!
Então, agora que você já sabe como fazer o Diagrama de Ishikawa, conhece suas vantagens e desvantagens, já consegue montá-lo e colocar em prática para solucionar os problemas e identificar os riscos de gestão na sua empresa!
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O Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama de causa e efeito, ou ainda Diagrama espinha de peixe, é um instrumento visual através do qual são analisadas todas as prováveis razões pelas quais um problema aconteceu, para então conseguir identificar as causas-raízes que de fato levaram ao problema.
Para fazer um diagrama de Ishikawa completo, deve ser utilizada a técnica dos 6Ms:
1. Máquina: saber manusear e realizar manutenções.
2. Materiais: verificar quantidades e especificações.
3. Mão de obra: verificar competências e qualificações.
4. Meio ambiente: análise do ambiente interno e externo da empresa.
5. Métrica: como os processos são controlados e mensurados.
6. Método: procedimentos utilizados para realizar o trabalho.
Brainwriting é uma técnica de geração de ideias em grupos onde, ao invés de verbalizadas, as ideias são escritas no papel.
Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é um roteiro que busca padronizar e detalhar tarefas que precisam ser feitas na empresa.
A gestão de treinamentos diz respeito ao processo de organizar, planejar, monitorar e avaliar as ações de capacitação oferecidas pelas empresas.