Estruturas Organizacionais
Apagão de Lideranças: desvendando a crise de liderança nas empresas
O Apagão de Lideranças, segundo o Fórum CEO Brasil 2018 é uma realidade para 76% dos presidentes de empresas.
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Você já parou para considerar quais processos em seu ambiente de trabalho poderiam ser otimizados? Que tarefas poderiam ser concluídas de forma mais rápida e eficaz? Quais equipamentos poderiam ser eliminados? A razão pela qual o Programa 5S foi criado foi para atender a essas e outras dúvidas!
Uma metodologia que intervém no ambiente de trabalho para agilizar procedimentos e eliminar desperdícios. O método 5S maximiza a eficiência, incentivando um ambiente limpo e organizado.
O programa 5S foi criado com o objetivo de organizar e disciplinar o local e as relações de trabalho. Em nosso artigo, falaremos sobre sua a metodologia e aplicações. Confira a seguir!
O Programa 5S é um programa de gestão de qualidade empresarial criado no Japão, que assim como o diagrama de Ishikawa e a metodologia Kaizen, por exemplo, tem o objetivo identificar e buscar melhorias no que tange à organização, limpeza e padronização de uma empresa. São utilizados princípios que visam a melhoria contínua e a qualidade total, como fundamentais para o crescimento humano e profissional.
O 5S é um programa estratégico, onde alguns aspectos fundamentais da empresa são reunidos e implementados com alguma melhoria inicial que objetiva a qualidade total futura. A nomenclatura 5S é derivada das seguintes palavras japonesas:
E qual o objetivo do programa 5S? Essa ferramenta é focada na melhoria contínua, e é considerada a base da metodologia Lean Manufacturing, que enfatiza a resolução de problemas por meio da eliminação de desperdícios, aumento da produtividade e redução de custos.
A metodologia 5S, às vezes conhecida como “housekeeping”, foi introduzida pela primeira vez na montadora da Toyota como um componente do programa 5S Toyota de produção. Seus cinco pilares são utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.
Como veremos a seguir, os cinco pilares só funcionam quando todos os membros da equipe de trabalho estão totalmente envolvidos. São as peças-chave que esta metodologia utiliza para manter a organização e eficiência do ambiente.
Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão iniciou um processo de reconstrução. Nesse processo, um objetivo foi indiretamente concretizado: o país tornou-se uma grande potência econômica mundial.
Todavia, a metologia 5S, apesar de aplicada naquele momento, só passou a ser mais conhecida no ambiente corporativo em meados nos anos 90, quando a qualidade dos negócios passou a ser urgente e necessária.
Buscando uma padronização das rotinas empresarias, foram então implementados 5 processos principais, processos estes derivados da filosofia Kaizen, que quer dizer melhoria contínua. Esta filosofia é composta por 3 princípios-chave, um dos quais é justamente o 5S.
O 5S pode ser aplicado em todas os setores de uma empresa, como vendas, marketing, gerenciamento de produtos, administração, desenvolvimento etc. A metodologia é desmembrada em cinco etapas, responsáveis pelo estímulo ao reconhecimento de habilidades que devem ser cultivadas no ambiente de trabalho.
A intenção da metodologia 5S é viabilizar nas empresas uma cultura de disciplina, identificação de problemas e geração de oportunidades de melhorias. Procura-se implementar uma estratégia que aumente a qualidade de produção, a produtividade e melhore o clima organizacional.
Tudo isso, realizado com recursos controlados e espaços que permitam o eficiente funcionamento da empresa.
O programa 5S incentiva melhorias visuais no ambiente de trabalho, afetando diretamente a forma como as tarefas rotineiras são realizadas e tornando-as mais eficazes.
A metodologia 5S torna o ambiente mais intuitivo e direto por meio de sinalização, rotulagem, organização de itens essenciais de trabalho em espaços pré-determinados e outras iniciativas que definem claramente os limites de cada tarefa.
A implantação e o sucesso do programa dependem principalmente dos colaboradores, que devem realizar tarefas diárias para manter a organização e limpeza do local de trabalho.
Portanto, o programa 5S é essencial para as organizações que desejam melhorar o ambiente de trabalho para obter melhor desempenho, reduzindo as distrações, o tempo gasto em tarefas repetitivas e a ineficiência.
Fato é que o tempo perdido corrigindo erros e refinando processos é um dos principais fatores que contribuem para os maus resultados das empresas em todo o mundo hoje. A metodologia do programa 5s apresenta uma oportunidade de diminuir esse esgotamento de recursos humanos e materiais.
Por isso, a metodologia 5S é uma estratégia para empresas com problemas de produtividade. Com o passar do tempo, a tendência é que os processos criados pelas fases do 5S produzam resultados visíveis nos números da empresa, tornando-a mais organizada, automatizada e ágil.
Muitas empresas esperam obter o selo de certificação ISO 9001, mas esse trabalho demanda tempo e dedicação. Porém, existem alguns procedimentos que podem ajudá-lo a obter essa certificação, e o sistema de gestão 5S é sem dúvida um deles.
O sistema de gestão 5S utiliza uma metodologia bastante direta para melhorar o ambiente de trabalho, incluindo os conceitos supracitados de aproveitamento, organização, manutenção, padronização e disciplina.
A ISO 9001 é uma certificação internacional de qualidade. Assim, a empresa que recebeu esse selo tem uma vantagem competitiva devido à consistência de seus processos de negócios e à operação eficiente de sua organização.
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), responsável pelas normas e diretrizes de diversos departamentos, regulamenta a ISO 9001 no Brasil.
O programa 5S apresenta uma série de vantagens, como por exemplo:
Uma das principais desvantagens do programa 5S é a aceitação pelos colegas de trabalho de que a qualidade é constantemente buscada.
Se os membros da equipe não retirarem nada desnecessário logo no primeiro “S”, o ambiente ficará superlotado, dificultando muito a aplicação. Os líderes da empresa devem envolver um programa para resolver esses problemas. Também é essencial que o 5S tenha um controlador.
Tendo em mente as vantagens e desvantagens de implantar o programa 5S em sua empresa, vamos ver agora na prática como aplicar o programa 5S.
Antes de tratar da implementação, cabe ressaltarmos qual o significado do programa 5s. Em resumo, ele é uma combinação de cinco palavras japonesas iniciadas com a letra “S”, que foram traduzidas para o português adicionando a palavra “senso” para transmitir com mais precisão o significado original de cada palavra.
O programa 5S pode ser aplicado em qualquer tipo de organização, bem como em órgãos públicos, escolas e até mesmo na vida social de um indivíduo. Ao implementá-lo, é perceptível o aumento na produtividade, na motivação e também na eficiência e segurança de uma empresa. O motivo? Os aspectos seguintes:
Nesta fase o objetivo é viabilizar o ambiente de trabalho para o colaborador, com a menor poluição espacial e visual possível. Os materiais de trabalho devem ser classificados e organizados de forma a serem acessíveis de acordo com sua utilização. Assim, caso não seja mais utilizado, basta que sejam recolocados ou descartados, tudo de forma organizada. Nesta etapa inicial, o resultado é um ambiente corporativo devidamente estruturado de forma a atender as necessidades de cada empresa.
Aqui busca-se simplificar o que foi feito anteriormente. Realizada a organização espacial prévia, os objetos menos usados vão para um novo processo de organização, onde serão etiquetados, de modo quer os processos sejam mais ágeis e o tempo seja melhor aproveitado.
Nesta fase faz-se uma minuciosa análise do local de trabalho, identificando possíveis rotinas que causem sujeiras ou tragam imperfeições ao ambiente de trabalho. Todo e qualquer objeto responsável por gerar desconfortos será automaticamente eliminado. O resultado que se espera é um ambiente que gere satisfação aos colaboradores, sempre limpo e de manutenção constante, fiscalização esta responsável pelo menor número de quebras e erros de equipamentos.
Aqui o objetivo é manter todos os três sensos iniciais devidamente aplicados, com foco sempre na melhoria contínua do ambiente laborativo. Nesta fase são definidos os responsáveis para dar continuidade às etapas já produzidas. Com tudo em seu lugar, devidamente organizado e bem cuidado, os colaboradores provavelmente assumirão uma postura de maior cuidado e bem-estar no que diz respeito a sua própria imagem, melhorando assim seu desempenho e contribuindo para o processo de qualidade total almejado.
Chegando nesta etapa, o processo já estará em execução e seu andamento poderá atingir a perfeição. A disciplina é a etapa chave do programa 5S. Pode ser considera a partir do momento em que cada colaborador, individualmente, exerce sua função no intuito de melhor do ambiente laborativo, sem precisar ser cobrado por isso, porque entende que é assim que deve ser feito.
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A nomenclatura 5S é derivada das seguintes palavras japonesas:
1. Seiri — Senso de utilização;
2. Seiton — Senso de organização;
3. Seiso — Senso de limpeza;
4. Seiketsu — Senso de padronização;
5. Shitsuke — Senso de disciplina.
O Programa 5S, sendo um programa de gestão de qualidade empresarial, tem como objetivo aprimorar a organização, a limpeza, a metodização e uniformização da empresa. Na sua montagem, são necessários preceitos que pretendam realizar uma otimização assídua que influencia na qualidade final dos processos, sendo fundamentais para a evolução dos colaboradores e da organização.
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