Comunicação Organizacional: o que é e seus 4 tipos

Criar marcas, encontrar meios de se comunicar efetivamente com os clientes, entregar transparência nos relacionamentos, tudo isso é característica da comunicação organizacional, um conceito a ser trabalhado pelas empresas para resguardar sua imagem e aumentar a credibilidade. Mas como essa comunicação acontece? Continue lendo e descubra!

O que é comunicação organizacional?

Comunicação organizacional é um compilado de exercícios, operações, execuções, planejamentos, conteúdos e procedimentos realizados pela empresa para firmar sua marca em relação aos seus clientes, colaboradores e também em relação ao mercado.

Quando se fala em comunicação organizacional, é sabido que todos os setores da empresa são diretamente atingidos por este tipo de comunicação, independentemente do grau hierárquico que ocupem.

Afinal, é através da comunicação que as metas conseguem ser estruturadas, aumenta o comprometimento, o diálogo e o progresso dos colaboradores com o seu ambiente de trabalho.

Mas então, o que significa comunicação organizacional? São vários os conceitos de comunicação organizacional, abrangendo uma gama diversificada de possibilidades de aplicabilidade, alcançando organizações sem fins lucrativos, organizações públicas, privadas, fundações etc. Ou seja, o conceito não é direcionado apenas às empresas, certo?

Comunicação institucional ou organizacional?

E aí, será que estamos falando da mesma coisa quando falamos em comunicação institucional e organizacional? Não é bem assim, veja só:

A comunicação institucional é ampla, pois engloba toda e qualquer ação voltada para divulgar as atividades da empresa, de relatórios administrativos à missão, a visão e os valores da organização.

É através da comunicação institucional que os colaboradores desenvolverão a identidade e a marca da empresa, buscando imprimir uma imagem positiva frente ao público externo da empresa.

Já a comunicação organizacional é mais focalizada, pois se restringe à gestão dos relacionamentos e das conexões com os públicos da empresa, desde os próprios colaboradores, aos clientes e stakeholders. Sua função é otimizar estas relações.

Então ok, agora que sabemos as diferenças entre os termos, vamos falar um pouco sobre a comunicação organizacional no Brasil.

Como surgiu a comunicação organizacional no Brasil?

Sua primeira aparição data do ano de 1950. Neste ano, diversas multinacionais automobilísticas se instalaram no Brasil, abrindo o espaço necessário para o desenvolvimento das Relações Públicas e da Comunicação Empresarial.

Frente a este cenário, tamanho o sucesso alcançado pela área, foi fundada em 1967 a associação que hoje conhecemos por Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial).

Na década de noventa, a Comunicação Organizacional já era considerada fundamental no desenvolvimento estratégico das empresas. A partir daí, os investimentos no setor despontaram.

Funções estratégicas da Comunicação Organizacional

As estratégias de comunicação organizacional permitem que, utilizando-a como ferramenta, o colaborador acabe obtendo uma formação lhe possibilita interpretar os sistemas existentes no mercado.

Utilizando esse método, o colaborador acaba mais comprometido com os resultados e preferências da empresa.

Uma boa comunicação organizacional interna, com escuta ativa e inteligência emocional, ajuda também a estabelecer valores e atitudes que contribuem para lidar com a possíveis alterações e conflitos.

Dito isso, qual a função da comunicação organizacional?

Nivelar os esforços

Expor e corroborar com assiduidade as metas mais relevantes da empresa é fundamental, podendo ser considerado um dos princípios inerentes à comunicação.

Com esse tipo de atitude sendo expressa, os colaboradores conseguirão assimilar o aprendizado, direcionar seu foco e se nivelarem às metas coletivas da empresa.

Informar ao colaborador qual o seu papel

Se o colaborador se torna capaz de entender como seu desempenho particular impacta nos resultados gerais da empresa, será mais fácil identificar a relevância da performance que realiza e, consequentemente, se tornará mais engajado.

Vale a pena ressaltar ainda que essa elucidação permite que o colaborador desenvolva seu trabalho com cada vez mais precisão.

Consolidar a cultura organizacional

A cultura organizacional diz respeito aos valores, atitudes, regras e valores em geral de uma empresa.

Se a organização tem uma cultura eficiente e bem apresentada, levando em conta o fit cultural de seus colaboradores, estes produzirão de forma mais alinhada e harmônica, acatando opiniões e pensamentos e em comunhão com relação ao que se quer divulgar.

Incentivar boas práticas

Quando uma boa comunicação organizacional acontece e a cultura da empresa está consolidada, os colaboradores são estimulados a agirem de modo que suas ações se comuniquem com aquilo que está sendo entregue.

Desnudar fake news

Quando há uma comunicação organizacional atuante e validada, pequenos boatos, fofocas e até mesmo fake news são evitadas.

O motivo é que, a comunicação implementada é objetiva, coerente e interativa. Interativa de forma a permitir a troca de ideias e referências, aprimorar estratégias colaborativas e dividir informações.

Promover o engajamento

Quando os colaboradores se enxergam parte da empresa e recebem retorno diante desse acolhimento, acabam por fazer propagandas positivas da organização, melhoram sua produtividade e procuram o êxito e prosperidade, tanto do seu trabalho individual quanto da empresa.

Produzir resultados financeiros

Além de todas as funcionalidades já citadas, os resultados financeiros que uma comunicação organizacional bem estruturada fornece são afetados de modo otimista.

Ética e comunicação organizacional

Como manter uma comunicação organizacional que corresponda à ética profissional almejada?

Frente a tamanho avanço tecnológico, a questão ética não foi deixada de lado. Tanto o aparato legal quanto algumas práticas culturais determinam que as empresas sejam transparentes em suas atividades e negócios.

Assim, empresas e colaboradores devem reavaliar suas formas de comunicação (digital, por exemplo). Seja desenvolvendo novas práticas ou abandonando costumes, o mundo contemporâneo demanda uma postura ética e transparente.

Porém, existem diversos exemplos de má-fé e falta de ética. Eles vão dos mais simples aos mais graves. Os mais temerários vão de encontro à má utilização dos dados dos usuários de determinado serviço, cuja privacidade e segurança devem ser respeitadas.

Portanto, esteja sempre atento à forma como a ética é repassada para todos os setores e colaboradores, cobrindo todos os aspectos necessários.

Mas ok, vamos agora pensar de que modo essa comunicação organizacional acontece. Continue lendo!

Formas de comunicação organizacional

A comunicação, conforme explanado, abarca vários outros tipos de comunicação organizacional, quais sejam:

Comunicação institucional

Quando falamos em comunicação institucional, o foco é o gerenciamento tático das conexões públicas, através do alicerce de uma marca e da compatibilidade com a organização.

É necessário que haja uma relação pública através da qual exista possibilidade de assessoramento, marketing etc.

Comunicação mercadológica

Na comunicação mercadológica, a atenção é destinada às vendas e ao desenvolvimento dos seus produtos e serviços. As seções de marketing e vendas são as seções incumbidas de dar seguimento às demandas mencionadas.

Comunicação administrativa

A comunicação administrativa faz o repasse das informações referentes aos setores administrativos da empresa a todas as demais áreas nas quais as informações sejam solicitadas.

Através de fluidez e conexões, a comunicação administrativa possibilita que todo o processo organizacional seja assegurado.

Comunicação interna

A área da comunicação interna é bem mapeada e com metas determinadas, tudo isso de forma a possibilitar o diálogo entre a empresa e seus colaboradores.

Na comunicação interna, as comunicações institucional e mercadológica fazem parte das ferramentas utilizadas.

A comunicação interna não tem hierarquia, flui em todos os âmbitos de todos os setores, através da distribuição dos conhecimentos e das vinculações entre os colaboradores.

Agora que chegamos até aqui, talvez seja válido pensar o que essa comunicação organizacional abrange.

Dimensões da Comunicação Organizacional

A comunicação organizacional é geralmente explanada considerando três dimensões:

• Dimensão instrumental: é a forma como as informações são transmitidas, de modo objetivo sem desvios, dispensando averiguações.

• Dimensão estratégica: aqui tudo é arquitetado, gerenciado, com análises sistematizadas da comunicação. O objetivo é ajudar a empresa a notar as possíveis advertências e possibilidades no ambiente organizacional.

• Dimensão humana: o foco é interpretar os colaboradores, entender como os relacionamentos são alicerçados e desconstruídos no cotidiano laboral. Se dá através método de recepção de mensagens e utilizando sempre uma comunicação não violenta.

Diferenças entre comunicação organizacional e comunicação empresarial

Já falamos sobre a comunicação institucional, recorda? Agora trazemos as diferenças relacionadas a outro conceito, o de comunicação empresarial, que também confunde muita gente por aí!

Mas, os conceitos de comunicação organizacional e comunicação empresarial, apesar de sinônimos, diferenciam-se pelos mínimos detalhes.

A comunicação empresarial é aquela exclusiva para empresas. Já as características da comunicação organizacional, como dissemos acima, abrange organizações sem fins lucrativos, empresas públicas, empresas privadas etc.

Um diferencial é o fato de que, quando tratamos especificamente de empresas, todo o público é analisado como sendo um público consumidor, ou seja, os objetivos são direcionados, dentre demais especificidades.

Parece simples, certo?

Quais os benefícios de uma boa comunicação organizacional?

Como melhorar a comunicação organizacional? Investir na comunicação traz um conjunto de benefícios para a sua empresa, como por exemplo:

Aperfeiçoamento da imagem da empresa

É importante que a empresa tenha o objetivo de melhorar sua marca, tanto para expandir seu crédito no mercado quanto para alimentar a segurança dos seus colaboradores, fornecedores, clientes, sociedade etc.

Se a empresa consegue dominar sua imagem e é capaz de explorá-la do jeito correto, as chances de amplificar seu destaque no mercado são multiplicadas.

Profissionais comprometidos

Existem dois dados importantes pelos quais a comunicação organizacional é responsável: a produtividade dos colaboradores aumenta em 20/25% e a lucratividade da empresa passa a ser até 21% maior por conta do nível de comprometimento dedicado.

Havendo diálogo e clareza quanto ao que acontece no ambiente organizacional, os colaboradores são estimulados e auxiliam com mais eficácia.

Clima organizacional favorável

Com o desenvolvimento da comunicação na empresa, o clima organizacional tende a ser positivado.

Tudo aquilo que for investido em diálogos acabará afetando os colaboradores, tanto emocionalmente quanto em questões profissionais, como o fato de sentir-se realizado quanto às suas produções dentro da empresa.

Assim sendo, positivar o clima organizacional ajuda nos processos de trabalho em geral, desde o onboarding até o offboarding, por exemplo.

Abertura dos canais de comunicação

Manter a comunicação sempre clara e acessível ajuda a inovar as ideias e reflexões no ambiente de trabalho. Quando os colaboradores têm livre acesso para dialogar, terminam por sentir-se mais confortáveis nos seus processos, o que auxilia na melhoria das performances dos resultados finais.

Dito isso, sabemos que a comunicação organizacional não se dá de uma só forma. Portanto, que tal sabermos quais são os tipos de comunicação organizacional existentes?

Tipos de comunicação organizacional

Segundo a pesquisa “A Comunicação da Governança nas Organizações no Brasil”, empreendida pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), os canais de comunicação são divididos em três grandes grupos, são eles: stakeholders, colaboradores e públicos estratégicos.

Com os stakeholders, os relatórios anuais da administração são os canais de comunicação organizacional utilizados em 50% do total de empresas da amostra, por exemplo.

Para os colaboradores, os canais de comunicação internos estão presentes em cerca de 67% das empresas, seguidos pelo e-mail (41%) e pelas teleconferências (33%).

Por fim, quando o assunto é público estratégico, os canais mais utilizados são os canais de notícia da imprensa convencional (54%), já os websites de divulgação reúnem cerca de 50% das empresas.

Outro dado relevante trazido por essa pesquisa está no fato de que aproximadamente 78% das empresas buscam alcançar todos esses grupos, o que mostra a importância dos canais de comunicação dentro da comunicação organizacional.

Como fazer a comunicação organizacional?

Sabendo do que se trata a comunicação organizacional, você pode estar se perguntando, como fazer a comunicação organizacional acontecer? Para responder a esta questão, montamos um passo-a-passo para você, confira!

Conhecer o público, seja ele interno ou externo

O primeiro passo é entender quais são as demandas dos seus públicos, desde seus colaboradores aos seus clientes.

Há várias formas de empreender essa análise, todavia, as mais eficientes contam com ferramentas digitais. Através delas, há feedbacks e interações nas mais diversas plataformas, seja através do sistema oficial da empresa ou das redes sociais.

Delimitar e desenvolver os objetivos

Tendo coletado as informações, será possível definir uma estratégia. Separando e entendendo os públicos, você terá em mãos um material rico e detalhado, que vai desde o impacto causado pela marca nos clientes à qual a visão dos colaboradores frente a imagem da sua empresa.

Quando as estratégias focam nos pontos positivos e negativos reais, o resultado é certo, celeridade e assertividade.

Por fim, ao saber o que mais chama a atenção dos seus clientes ou quais são os produtos com maior demanda, você poderá direcionar seus recursos e esforços para melhorar esses pontos em específico.

Selecionar quais serão os canais de comunicação

O terceiro passo, como o título sugere, é a seleção dos canais de comunicação Aqui, você deverá ter em mente alguns pontos, tais como o investimento financeiro ou a disponibilidade de recursos passíveis de serem dedicados a essa especificidade, esses valores irão definir os meios de comunicação que serão selecionados.

O ideal é desenvolver uma peça orçamentária condizente com a realidade da sua empresa, pois o planejamento estratégico não pode e não deve ser prejudicado.

Na prática, você deverá fazer uso das informações coletadas no primeiro passo, pois saber determinadas características do seu público é fundamental nessa seleção, como a linguagem e as mídias mais utilizadas.

Desenvolver os conteúdos

Após a seleção dos canais de comunicação, o setor responsável pela comunicação organizacional da sua empresa deverá definir, com base nas informações prévias, e criar os conteúdos que serão disponibilizados.

Analisar os resultados

No quinto e último passo, sua empresa deverá avaliar o retorno real dessas ações. Tal retorno pode ser pecuniário, como o aumento na venda de determinado produto ou serviço, ou no aumento da satisfação dos seus clientes. Quando o assunto é o público interno, você poderá medir o engajamento e a redução da taxa de rotatividade e etc.

Como de praxe, avaliar os resultados trará inúmeros benefícios para as ações futuras, seja através de pequenos ajustes ou de uma repaginação completa da estratégia de comunicação organizacional.

Por fim, consoante a pesquisa da Aberje citada anteriormente, cerca de 59% das empresas afirmam que a falta de comunicação pode configurar um grande risco para a governança da empresa. Não deixe de dar atenção para a comunicação organizacional!

A seguir, um dado histórico interessante:

Teoria da comunicação organizacional integrada

Quando surgiu a comunicação organizacional integrada? A teoria da comunicação organizacional integrada foi desenvolvida por Margarida Kunsch.

Segundo essa teoria, esse modelo de comunicação absorve todas as comunicações inicialmente mencionadas: interna, institucional, administrativa e mercadológica.

Logo, a comunicação organizacional integrada é a reunião de todos os programas executados pela empresa, nos seus variados setores. Mesmo que nesse meio existam distinções e detalhes opostos, todos são capazes de atuar sem conflitos e simultaneamente visando o cumprimento das metas da empresa.

Segundo o raciocínio da autora, essas características não representam algo particular, mas sim algo que deve ser trabalhado conjuntamente, adaptando-se aos componentes integrantes da empresa e nivelando suas atividades com as metas da organização.

Por que investir em Comunicação Organizacional?

Por que a comunicação organizacional é importante? Agora que você chegou aqui já deve saber qual a importância da comunicação organizacional e até mesmo conhecer alguns dos motivos pelos quais vale a pena investir nessa ferramenta.

Uma comunicação interna de qualidade é essencial para qualquer organização que tenha intenção de continuar no mercado, que é cada vez mais competitivo. Os resultados continuam importando, mas agora existe toda uma análise acerca de como são alcançados.

Atualmente, as empresas valorizam com mais afinco as relações existentes entre os seus colaboradores, entre si e com seus gestores. Isso porque sabem de modo cada vez mais claro e elaborado que, um ambiente organizacional harmônico tem o poder de modificar todo o rumo do empreendimento.

Uma administração bem estruturada, além de conectar e engajar os colaboradores, também é responsável por integrá-los à sua cultura. Isso porque, é através da exposição dos valores da empresa que se torna possível sincronizá-los à comunicação organizacional. Daí então os colaboradores e a empresa caminham conjuntamente e em harmonia em relação às suas ações e ideais.

Comunicação Organizacional e o RH

Quando integrada ao setor de Recursos Humanos, a comunicação organizacional pode atuar tanto em ações de comunicação interna quanto externa.

Ações de comunicação interna:

• Integração entre gestores e colaboradores.
• Clareza em relação à estruturação da empresa.
• Engajamento dos colaboradores.
• Treinamentos direcionados às demandas individuais de cada colaborador.
• Avaliações de clima organizacional etc.

Ações de comunicação externa:

• Desenvolver projetos relacionado à comunidade na qual a empresa atua.
• Interação com as situações externas que se conectem à empresa.
• Divulgação de informações que sejam importantes para a empresa e sua conexão com os clientes.