Gestão de Projetos
Brainwriting: o que é e como utilizar essa técnica para gerar ideias inovadoras
Brainwriting é uma técnica de geração de ideias em grupos onde, ao invés de verbalizadas, as ideias são escritas no papel.
A dinâmica de resolução de problemas e tomada de decisão, como a dinâmica do bode, é uma forma colaborativa e engajadora de envolver pessoas, à fim de resolver problemas complexos ou invisíveis de uma empresa.
A partir da divergência e convergência de ideias, o resultado é um plano de ação com objetivos reais a serem cumpridos para que o problema em pauta seja resolvido.
Neste post, explicaremos a Dinâmica do Bode trazendo o passo a passo em detalhes e oferecendo dicas sobre cada etapa. O objetivo é que você possa executar a dinâmica na sua empresa, junto à sua equipe.
E, claro, alcançar melhores resultados na resolução de problemas, através da construção participativa e colaborativa das soluções.
Assistindo o vídeo abaixo você também poderá entender como funciona e executar a Dinâmica do Bode. Em seguida, basta reunir cartolinas, post-its, canetas e, principalmente, o seu Time em uma sala de reuniões.
Agora, se você prefere uma boa leitura, siga conosco e descubra tudo sobre essa simples e eficiente dinâmica de solução de problemas.
Antes de tudo, para iniciar essa dinâmica de solução de problemas, é necessário contar uma história para a equipe. Trata-se da bastante difundida parábola do “Bode na sala”. Vamos recordá-la.
Conta a história, que um grande fazendeiro enfrentava graves problemas em diversos aspectos, tanto financeiro, como pessoal ou familiar. Para resumir, as coisas estavam difíceis e o ambiente em casa, insuportável. Todo mundo tinha alguma coisa para reclamar, seja o próprio fazendeiro, seus filhos ou a sua esposa.
Desconsolado, o fazendeiro vai até a paróquia e procura o padre no confessionário. Ao recebê-lo, o Padre questiona o que o Fazendeiro procura e de que maneira ele poderia ajudá-lo. O Fazendeiro então desabafou para o Padre, que após escutá-lo atentamente, deu-lhe um curioso conselho:
— Encontre um bode de médio porte, leve-o para casa e no centro da sua sala de estar. Deixe-o lá por uma semana e após esse período retorne até a paróquia. — disse o Padre, convicto.
O Fazendeiro recebeu às palavras do padre com grande surpresa, no entanto, devido à sua situação, decidiu acatar o conselho. Assim que saiu da paróquia, o homem arrumou um Bode e determinado o levou para casa.
Os filhos e a esposa, por óbvio, reclamaram com o Fazendeiro ao ver o animal amarrado na sala. Todavia, após ouvirem que se tratava de um conselho do padre para resolver os problemas da família, todos aceitaram. Enfim, o Bode ficou amarrado na sala do Fazendeiro e sua família por uma semana.
Depois de uma semana, o Fazendeiro desamarrou o Bode da sala e retornou à paróquia para conversar com o Padre. Ao recebê-lo novamente, o Padre perguntou ao Fazendeiro como estavam as coisas após amarrar o Bode em sua sala. Como resposta, ouviu ainda mais reclamações do Fazendeiro, sendo que todas elas envolviam o Bode de alguma forma.
O Bode amarrado na sala ocupava muito espaço, deixava tudo sujo, com mau cheiro, sem contar a destruição dos móveis. Definitivamente, não faltavam queixas do Fazendeiro ao Padre, que após escutar outra vez atento, respondeu ao homem:
— Então, dessa vez, deixe o Bode comigo e retorne para a sua família. Limpe toda a casa, arrume a sala e repare os móveis destruídos. Daqui uma semana, volte à paróquia para conversarmos.
O Fazendeiro de novo estranhou às palavras do Padre, contudo, mostrou-se aliviado, bem como sua família, aceitando a orientação.
Passada mais uma semana, cumprindo a sua palavra, o Fazendeiro foi até a paróquia conversar com o Padre. Ao recebê-lo pela terceira vez, o Padre se dirigiu ao Fazendeiro, indagando como estavam as coisas sem o Bode. O Fazendeiro sorridente respondeu que estava muito bem e que a vida de todos melhorou sem o Bode na sala.
A família voltou a conviver em harmonia, o Fazendeiro sentia-se feliz e até os negócios voltavam a prosperar. Portanto, finalmente, o Fazendeiro fez questão de retornar à paróquia para demonstrar gratidão ao Padre, que nada tinha feito.
Moral da história: existem problemas invisíveis, os quais se não forem trazidos para a sala e debatidos, continuam a existir sem efetivamente causar, ou apontar, o real desconforto.
Após a introdução da história, começa a dinâmica para resolver problemas propriamente dita. Essa dinâmica consiste em trazer problemas reais ou invisíveis para a sala, de modo que os mesmos sejam debatidos entre diferentes pessoas dispostas em grupos.
Cada grupo analisa e avalia um cenário de jeitos diferentes, para que em seguida haja a convergência disso em um plano de ação e resolução únicos. É, portanto, uma dinâmica para resolver problemas, a partir da compreensão da própria dinâmica dos problemas apontados na sala.
Essa dinâmica de resolução de problemas e tomada de decisão funciona da seguinte forma:
Inicialmente, como foi comentado, serão necessários cartolinas, post-its e canetas, além, é claro, de toda a equipe. A intenção é de que as pessoas, divididas em grupos, escrevam nos post-its e colem suas ideias nas cartolinas.
Aliás, sobre as cartolinas, elas são divididas em três quadrantes, a que chamamos:
Vale destacar que é necessário estimar o tempo para cada uma das etapas dessa dinâmica de resolução de problemas. Tudo para evitar um processo muito longo e que ao fim não chegue a lugar nenhum.
Nesse momento, para conduzir essa dinâmica sobre problemas e como resolvê-los, você já dividiu as pessoas em grupos multidisciplinares. Cada grupo desse receberá uma cartolina e cada pessoa terá seus post-its e canetas. A seguir, veremos detalhadamente o passo a passo da Dinâmica do Bode, além de fornecer importantes dicas em cada etapa.
Nessa etapa inicial, incluída a criação dos grupos, as pessoas terão de 20 a 30 minutos para desenvolver um brainstorm. Justamente, para que escrevam em seus post-its e apontem as suas certezas, suposições e dúvidas.
Geralmente, o brainstorm é uma etapa do processo que ocorre de forma individual. Desse modo, cada pessoa faz as suas próprias anotações e cola os seus post-its nos quadrantes da cartolina.
Contudo, por serem grupos de pessoas diante dos mesmos problemas, há também muita conversa, discussão e troca de ideias durante esta etapa.
Superada a etapa de brainstorm, cada grupo nomeia um responsável para compartilhar os resultados da atividade com os demais grupos. O foco dessa etapa é expandir essas informações com todos os presentes na sala.
É, portanto, o momento adequado para apresentar os pontos mais levantados como certezas, suposições ou dúvidas do grupo. Também é a hora certa para apontar quais discussões foram trazidas à tona, dentro dessa dinâmica de grupo para resolução de problemas.
Como vocês perceberam, as fases de criação de grupos e de apresentação são etapas bastante divergência. Isto é, um momento para exposição de ideias opostas, com objetivo de resolver um determinado problema. Nesse sentido, não se pode podar as ideias de ninguém, ou pelo contrário, deve-se estimular uma atividade livre.
Dessa maneira, cada pessoa, em seu respectivo grupo, pode e deve escrever o que pensa sobre a dinâmica dos problemas. Ou seja, ser treinado e capacitado para ser parte da construção participativa e colaborativa das soluções.
Lembrando sempre, que o objetivo da equipe, acima das divergências e sem exceção, é retirar o Bode da sala.
Nessa etapa, o objetivo é convergir todas essas opiniões, ou essas suposições, dúvidas e certezas, em uma única visão.
Para melhor explicar a etapa de convergência, você deve pegar todas as diferentes ideias de diferentes pessoas, nos diferentes grupos, e unir em uma única visão, que será compreendida como a visão da equipe.
Primeiramente, aqui você irá transpor os post-its de diferentes grupos em um único quadro, aglutinando aqueles parecidos ou idênticos. Dessa forma, você conseguirá identificar quais as observações de certezas, suposições ou dúvidas, dentre todos os participantes, têm mais relevância. Ou seja, quais ideias contidas nos post-its de cada quadrante da cartolina mais se repetiram, ou foram mais levantadas.
O objetivo principal dessa etapa é começar a estruturar um plano de ação. Justamente, a partir dessas certezas, suposições, ou dúvidas mais sugeridas durante as etapas de brainstorm e apresentação de cada grupo.
Nessa etapa, começamos a entrar na parte resolutiva da dinâmica. Isto é, o método pelo qual transformar esse Canvas único e visual, em um plano de ação a ser realizado. Para tanto, vamos utilizar os objetivos SMART.
Caso você não conheça o método SMART, trata-se de um modelo por onde é possível definir objetivos de forma clara. — Tá, mas por que SMART? — confira a seguir:
Na sequência, vamos ilustrar um exemplo hipotético de objetivo SMART, para dinâmica de resolução de problemas:
Nesse caso, quando se fala em aumentar 25%, compreende-se que isso é mensurável e isso é relevante. Prosseguindo, ao citar o setor de departamentos, isso significa a parte específica desse objetivo. E ao estipular um prazo, até novembro de 2018, é porque o objetivo está considerando esse tempo.
Por fim, geralmente surge alguma dúvida em relação ao “alcançável” do objetivo SMART. Sobre esse ponto, cabe ressaltar que quando todos do time trabalham em cima de um único objetivo, subentende-se que já estão chancelando o fato de que tal objetivo pode ser alcançado.
Logo, o “alcançável” do objetivo SMART é resultado de todo esse processo da dinâmica de resolução de problemas.
Na dinâmica de resolução de problemas e tomada de decisão, uma dica é fundamental: cada objetivo SMART deve ter um responsável por si.
Haja vista, mesmo que o plano de ação seja criado de forma colaborativa, ou seja, definindo um objetivo SMART para cada um dos post-its mais relevantes do quadro único, ainda assim, é necessário nomear um responsável por esses objetivos.
Isso significa alguém para tomar a iniciativa de tornar esse objetivo uma realidade.
A Dinâmica do Bode é bastante simples: depois que você contar a história e explicar para todos como funciona a dinâmica, você então traz o “Bode” para a sala.
A partir desse momento da entrada do Bode, ou seja, a apresentação do problema, o processo da dinâmica começa. E assim por diante, desenvolve-se a produção de pedidos, cada grupo com uma cartolina. Nessas cartolinas, as pessoas apontarão suas certezas, suposições e dúvidas, com base nesse Bode, ou problema apresentado.
Em seguida, é chegada a etapa de convergência, em que se inicia a elaboração de um plano de ação, através do método de objetivos SMART. E, finalmente, são nomeados os responsáveis por cada um dos objetivos SMART construídos a partir do quadro único. Portanto, são as pessoas que irão conduzir o trabalho desses pontos específicos, para que o Bode nunca mais apareça.
Em suma, essa dinâmica traz resultado porque as pessoas engajam-se na resolução de problemas. Isto porque elas participam da construção da solução, o que de fato é o principal benefício, ou ativo, dessa dinâmica!
O Learning Kanvas da Keeps funciona de maneira excelente em uma dinâmica de resolução de problemas e tomada de decisão. Sendo de grande utilidade para começar a ideação sobre uma demanda de treinamento, definindo as necessidades da empresa a serem atendidas (Por quê).
Além disso, o Learning Kanvas também pode ser utilizado na decomposição da necessidade em atividades a serem realizadas pelo time. Visto que teremos objetivos SMART, com definição de responsáveis por cada um deles (Que atividades e Quem).
Para mais conteúdos e novidades, acompanhe a Keeps nas redes sociais:
Brainwriting é uma técnica de geração de ideias em grupos onde, ao invés de verbalizadas, as ideias são escritas no papel.
Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, é um roteiro que busca padronizar e detalhar tarefas que precisam ser feitas na empresa.
A gestão de treinamentos diz respeito ao processo de organizar, planejar, monitorar e avaliar as ações de capacitação oferecidas pelas empresas.
