Uma boa gestão do tempo está dentre os inúmeros problemas que os avanços da tecnologia ajudaram a solucionar nos últimos anos. No entanto, mesmo hoje, com diversas ferramentas que auxiliam nessa gestão, muitos desafios ainda surgem para atender às novas demandas do mundo corporativo. E vale destacar, que esses desafios não são apenas questões individuais que assolam os desorganizados. Pelo contrário, muitas posições de coordenação e gestão de pessoas muitas requerem a habilidade de organização do tempo em nível coletivo. Por exemplo, para manter o pleno andamento das atividades nas empresas.
Assim, muitas vezes, o tempo continua sendo o grande adversário de gestores, seja na administração da rotina de atividades, na resolução de problemas e imprevistos, no cumprimento de metas e na implementação de novos projetos. Por isso, nesse post iremos trabalhar a definição da gestão do tempo com foco nas empresas. Falaremos sobre a sua importância para as lideranças e, por fim, apresentaremos 10 dicas valiosas para fazer a gestão da sua rotina. Boa leitura!
O que é a gestão do tempo?
Gestão do tempo, como o próprio termo explica, é a habilidade e capacidade de administrar o tempo do seu dia, de acordo com as atividades planejadas ou esperadas para este dia. Ou seja, é um método de organizar e distribuir essas atividades durante as etapas do dia, visando o cumprimento de uma rotina específica. Para isso, podem ser utilizadas diversas ferramentas e plataformas para auxiliar neste processo.
Dentro de uma empresa, a gestão do tempo é ainda mais importante. É nesse ambiente que os colaboradores passam grande parte do dia, além de possuírem grande responsabilidade com a organização. Portanto, um trabalho bem feito, no tempo esperado e com bom clima organizacional, faz com que todo o fluxo de atividades funcione como uma engrenagem.
Nesse sentido, o bom funcionamento desta engrenagem depende, essencialmente, da qualidade e eficiência na gestão do tempo nas empresas.
Logo, isso é algo tão elementar em qualquer rotina, que simplesmente não existe caminho para o sucesso sem uma boa gestão do tempo. Nesse caso, dentro dos ambientes internos das empresas com seus colaboradores.
Qual a importância da gestão do tempo?
Falando da gestão do tempo no ambiente organizacional, a performance dos colaboradores é de suma importância para o desempenho e rendimento do negócio. Assim, as competências gerenciais, seja para a gestão do conhecimento, da gestão de pessoas, depende também da sua capacidade para a gestão do tempo e da produtividade.
Portanto, uma boa gestão do tempo interfere diretamente nos resultados da sua empresa. Ou seja, na sua produtividade e, por consequência, nos seus resultados. Isso sem contar os benefícios que a conclusão de atividades com qualidade e no tempo esperado oferecem para as empresas.
A eficiência na gestão do tempo proporciona um ambiente mais leve, além de ajudar a desenvolver as competências organizacionais necessárias aos colaboradores.
Gestão do tempo nas empresas
Para acompanhar as mudanças das rotinas corporativas, as empresas devem focar na gestão do tempo como um dos principais fatores que impactam a sua produtividade. Nesse cenário, a capacidade dos colaboradores de organização e gestão do tempo é tão relevante quanto a dos gestores.
Dessa maneira, cabe também às empresas, a responsabilidade pelo treinamento e desenvolvimento (T&D) dos colaboradores, em relação à gestão do tempo dentro das suas rotinas de trabalho.
Mas é claro que todos os gestores ou coordenadores de equipe precisam estar cientes da sua responsabilidade com a gestão do tempo nas organizações. Mais do que dar o exemplo, esses profissionais liderar processos, identificar os problemas e caminhar com o time na direção dos resultados.
10 Dicas para a gestão do tempo nas empresas
A seguir, separamos 10 dicas para a gestão do tempo nas empresas, para ajudar os gestores e colaboradores na organização de suas rotinas. Tudo para que você desenvolva suas atividades com qualidade, eficiência e tranquilidade.
1 – Planeje-se
O método mais aplicado se inicia, sempre, com o planejamento das atividades. Sejam elas diárias, semanais ou mensais, tudo depende de quão variada sua rotina pode ser. Portanto, é necessário que os líderes promovam a gestão do tempo nas empresas. Através de exemplos, capacitação e da busca pela compreensão dos colaboradores quanto à relevância de uma rotina bem planejada.
2 – Esclareça os objetivos
No decorrer do dia, com muitas responsabilidades, os colaboradores de uma empresa precisam aprender a se organizarem em suas funções. Para isso, é necessário que reconheçam a importância de trabalhar os objetivos de cada atividade impacta a produtividade e os resultados. Sempre integrando os colaboradores com os objetivos estratégicos da empresa.
3 – Não esqueça do prazo
Ao ter que atender grandes demandas recorrentemente, os gestores sabem bem como é importante cumprir os prazos estabelecidos. Por isso, os prazos precisam também ser o foco dos colaboradores, a partir do que deve ser feito, como deve ser feito e até quando. Fugindo de distrações e outras tarefas que não sejam relevantes no momento.
4 – Use a Tecnologia
Utilizando a tecnologia ao seu favor, o tempo se torna mais fácil ainda de ser administrado. Agendas virtuais, lembretes diferenciados, planilhas, e outras ferramentas, são de grande ajuda para a boa gestão do tempo. O uso dessas ferramentas é importante para evitar possíveis erros, contornar imprevistos e revolver problemas.
5 – Estabeleça prioridades
É fundamental, numa rotina corporativa, que, tanto os gestores como os colaboradores, consigam estabelecer prioridades. Dessa forma, é possível manejar a rotina com mais qualidade e autonomia, cada um ciente do seu papel e do que deve ser feito em cada situação. Dessa forma, será muito mais fácil de atingir as metas e objetivos estratégicos, sem interromper ou atrapalhar o fluxo de trabalho.
6 – Faça intervalos
Trabalhar sem parar não significa necessariamente obter bons resultados. Hoje, mais do que nunca, as empresas compreendem a diferença entre quantidade e qualidade. Por isso a importância de fazer intervalos, ou pausas curtas, para ajudar a manter o foco, a concentração e, sobretudo, o bem-estar das pessoas.
7 – Saiba dizer “não”
A normalização do “não” nas empresas ainda é um desafio a ser alcançado. Logicamente, é natural que queiramos atender às expectativas e cumprir com as demandas, mas isso não significa que tudo seja possível ou uma obrigação imediata. Dentro do planejamento e da análise de prioridades, tanto gestores quanto colaboradores devem saber identificar demandas que seriam melhor realizadas posteriormente ou de outra maneira.
8 – Evite a procrastinação
Evitar a procrastinação pode parecer óbvio, mas é um grande desafio na gestão do tempo nas empresas. Por essa razão, é importante identificar os gatilhos que geralmente nos levam a procrastinar.
Por exemplo, a falta de motivação. Organizar as demandas e prazos de maneira viável ajuda a nos manter motivados e focados em cumprir nossos objetivos. Quando uma demanda é grande demais, ou sentimos que não vamos concluir uma tarefa, a tendência é que haja desmotivação. O que, por sua vez, pode induzir à procrastinação.
9 – Delegue atividades
O ser humano nem sempre é muito bom nesta tarefa, muitas vezes desafiadora. Mas, com certeza, saber delegar atividades é saudável e também uma competência necessária para gestão do tempo nas empresas. Entender esta dica é essencial para gerenciar o fluxo de trabalho e fazer com que as atividades funcionem como a engrenagem desejada.
10 – Trabalhe a gestão do tempo diariamente
Compreender que sua agenda não deve estar totalmente engessada é uma boa característica para a gestão do tempo nas organizações. É fundamental ter flexibilidade e jogo de cintura para adaptar a rotina com as necessidades do momento. Nesse sentido, a liderança situacional influencia diretamente a gestão das atividades.
Conclusão
Neste artigo, vimos que a gestão do tempo não é apenas uma competência comportamental, mas sim das empresas como um todo. Os gestores, é claro, precisam liderar os processos, mas é essencial que haja a compreensão dos colaboradores sobre a importância das suas atividades. Por exemplo, em relação aos prazos, à sequência de tarefas, escala de prioridades e o impacto disso sobre os resultados.
Afinal, a gestão do tempo tem como objetivo o pleno funcionamento da engrenagem formada pelos conjuntos de atividades desempenhadas na rotina das empresas.
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Perguntas frequentes sobre Gestão do Tempo:
Gestão do Tempo é um método de organização e distribuição de tarefas ao longo do dia a dia, de modo que o tempo investido seja produtivo e eficaz. Essa habilidade de planejar e organizar o tempo de acordo com as atividades esperadas é fundamental para que as atividades sejam fluidas e funcionais.
As 10 dicas seguintes vão te ajudar a desenvolver uma Gestão do Tempo eficaz:
1. Organize-se.
2. Defina os objetivos.
3. Cumpra os prazos.
4. Utilize a tecnologia.
5. Defina prioridades.
6. Faça intervalos.
7. Diga “não” nos momentos certos.
8. Evite procrastinar.
9. Aprenda a delegar atividades.
10. Insira a Gestão de Tempo na sua rotina diária.
