Aprimorar os negócios da sua organização pode ser menos complicado caso você aplique o PDCA na sua rotina, ajudando a diminuir custos e cortar os erros. Saiba mais no nosso artigo.
O que é PDCA?
PDCA, também chamado de ciclo PDCA ou método PDCA, é uma sigla para as palavras Plan, Do, Check e Act, que significam, respectivamente: Planejar, Executar, Verificar e Agir.
O PDCA é um ciclo de gestão utilizado pela gestão de qualidade com objetivo de otimizar os processos que ocorrem dentro de uma organização ou durante a execução de algum projeto.
Trata-se de um ciclo a ser adotado várias vezes e de modo sistemático, para só então ser capaz de gerar resultado em médio e longo prazo.
Para que o gerenciamento de projetos PDCA funcione, antes de tudo deve ser feito um planejamento. Assim, ao colocá-lo em prática, será possível acompanhar seus efeitos e saber o que deverá ser corrigido caso haja algum erro.
Quando foi criado o PDCA?
Quem criou o PDCA? O PDCA foi criado pelo cientista Walter Shewhart, conhecido como o “Pai”, ou “Guru”, do controle de qualidade. Ele defendia que um processo de controle de qualidade na indústria deveria observar três etapas: especificação, produção e inspeção.
No ano de 1938, W. Edwards Deming, também cientista, começou a trabalhar conjuntamente com Shewhart, numa parceria que durou longos anos e foi responsável pelo desenvolvimento do ciclo PDCA, à época nomeado de “ciclo de Shewhart”.
Para que serve o PDCA?
O PDCA serve para aprimorar a gestão dos processos organizacionais, proporcionando uma administração mais eficaz e transparente.
Quando o processo consegue ser conduzido com mais clareza e eficácia, acaba sendo realizado com mais celeridade e com custos reduzidos, aumentando assim o padrão do resultado.
O PDCA deve ser realizado de modo contínuo, o que habilita a possibilidade de comandar com maior amplitude os vários processos existentes dentro da organização, o que acaba sendo fundamental para um bom gerenciamento.
Qual a importância do PDCA?
Por que o PDCA é importante para a empresa? O PDCA é uma metodologia mais relevantes porque segue o princípio segundo qual, apenas através das práticas, melhorias serão observadas.
De acordo com essa ferramenta, os conflitos e obstáculos existentes nos processos organizacionais somente serão reconhecidos enquanto acontecem. A partir de então, uma vez constatados, poderão aperfeiçoados.
O ciclo PDCA também preza pelos cálculos e avaliações. Para uma gestão eficaz, ofertas, produtos, serviços e demais demandas devem ser mensuradas de modo que a obtenção de dados seja eficaz e possa servir de auxílio para administrar as questões daí decorrentes.
Afinal, segundo Peter Drucker:
“O que não se pode medir, não se pode gerenciar.”
Como funciona o PDCA?
Como fazer o PDCA? Conforme explanado anteriormente, o PDCA é contínuo, ou seja, quando a sequência é encerrada, ela recomeça em seguida, demonstrando que o ciclo está sempre procurando aperfeiçoar seus processos.
Tudo inicia a partir da etapa de planejamento, de onde sairá toda a estrutura base para as demais tarefas. O ponto de partida é identificar o foco do processo e criar métodos para alcançá-lo.
Todas as metas devem ser descritas com prazos definidos, bem como recursos previamente estabelecidos antes de ser iniciada a execução. O planejamento serve então como um roteiro do qual nada pode ser desviado.
Realizado planejamento, a execução começa a acontecer, com mais facilidade e clareza. O planejamento passa a ser concretizado e em seguida verificado.
A verificação procura entender todas as minúcias daquilo que está sendo executado. Caso encontre algo erro, ele poderá ser imediatamente consertado.
Outra vantagem do planejamento é que, caso exista algum erro no caminho, certamente haverá uma alternativa aos possíveis desvios.
O ciclo é concluído quando o objetivo final é atingido ou quando o prazo é encerrado. Daí então a equipe se reúne para análise e compreensão das conclusões.
Tudo aquilo que foi realizado servirá como passo para reiniciar um novo planejamento e reestabelecer o PDCA.
Onde o PDCA pode ser aplicado?
PDCA na gestão de pessoas
O ciclo PDCA pode ser uma metodologia automática e analítica, o que leva muitos gestores a imaginarem que não é possível de ser aplicada à gestão de pessoas.
Essa é uma consideração errônea pois, especialmente no RH, o método PDCA auxilia na análise das discrepâncias existentes em relação ao comprometimento de cada colaborador. Essa análise servirá de base futura para criação de programas de T&D.
Além disso, o PDCA na gestão de pessoas melhora a produtividade, pois as tarefas relacionadas a cada uma de suas quatro fases são direcionadas com mais eficácia.
Na gestão de projetos
Atualmente, muitas empresas têm que lidar com demandas difíceis, como adaptar sua gestão às inovações ininterruptas que acontecem. Isso ocorre principalmente quando a empresa já está há mais tempo atuando no mercado.
Essa tentativa de adaptação geralmente ocorre através da implantação de projetos. Entretanto, nem sempre esses projetos entregam a repercussão esperada, pois muitas vezes não são bem executados.
É aí que entra o PDCA, na tentativa de tornar a gestão de projetos eficaz, haja vista o fato de permitir uma visibilidade geral acerca de todas as possibilidades que o projeto pode eventualmente apresentar.
Quais os benefícios do ciclo PDCA?
O PDCA apresenta alguns benefícios como:
- Celeridade e aprimoramento das atividades;
- Análises dos conflitos e suas causas primárias;
- Melhoria nas diretrizes de controle;
- Etapas de produção realizadas conjuntamente;
- Integração entre a equipe;
- Melhora contínua nos processos e procedimentos.
Etapas do ciclo PDCA
O PDCA é estruturado de maneira simples, mas cada uma de suas etapas possuem métodos de aplicação que devem analisados minuciosamente. A seguir, falaremos sobre cada uma delas.
Etapa 1 – Planejar
O planejamento é a fase inicial e deve seguir um breve roteiro:
- Encontrar o problema;
- Observar o problema;
- Analisar o problema;
- Criar um plano de ação.
Com o roteiro estruturado, todo o andamento do PDCA, a partir de então, não apresentará nenhuma surpresa, pois todas as possíveis ocorrências durante o caminhar do processo estarão cobertas.
Etapa 2 – Executar
Nesta etapa do PDCA as ações passarão a ser efetivamente trabalhadas pelos colaboradores responsáveis, seguindo todas as regras e prazos estruturados na etapa anterior.
Todos os colaboradores que participarem devem ter sido treinados e habilitados para cumprir todas as determinações iniciais, com o gestor sempre atento e preparado para direcioná-los em suas produções.
Etapa 3 – Verificar
Aqui, todos os resultados serão confrontados em relação ao planejamento, ou seja, devem ser estudados e avaliados, interpretando todos os dados e verificando se as metas foram de fato cumpridas.
Etapa 4 – Agir
Nesta fase, caso algo tenha ficado em desacordo com o que era almejado com o planejamento inicial, deve ser corrigido e executado de modo a alinhar os resultados finais aos introdutórios.
É na etapa de ação que todo o processo pode ser melhorado e onde tudo poderá delimitar o que pode ser aproveitado para a realização no novo ciclo.
Fatores fundamentais do PDCA
Se a sua empresa decide implementar o PDCA, é necessário que exista um ambiente que permita que a metodologia seja desenvolvida.
Procure analisar se sua organização possui no mínimo os seguintes requisitos principais:
Liderança participativa
Dentre os responsáveis pelo RH da empresa, menos da metade enxerga na sua empresa o desenvolvimento de uma liderança hábil e qualitativa.
Nem sempre é fácil desenvolver líderes que entreguem motivação e entusiasmo, o que acaba sendo um contratempo, tanto no que diz respeito ao aumento da eficiência quanto à permanência de colaboradores.
Dentro no ciclo PDCA, o líder ocupa lugar como personagem principal para trazer comprometimento das equipes, guiar e administrar todo o processo.
É importante que os líderes de uma empresa sejam os emissários principais dentro do PDCA, apresentando e justificando a metodologia e impulsionando seus colaboradores a acreditarem no propósito investido.
Entendimento técnico
Sem a capacidade técnica da equipe, dificilmente o ciclo PDCA conseguirá progredir. Como possui várias etapas em sua estrutura, é necessário que exista um conhecimento de todos os participantes acerca do funcionamento da empresa, os resultados e processos existentes.
Os colaboradores devem também estar cientes das ferramentas usuais, geralmente vinculadas aos métodos ágeis. O PDCA é também uma metodologia ágil, assim como inúmeros outros modelos, como o Scrum, o Lean, o Balanced Scorecard (BSC), a Matriz de Eisenhower, a Nine Box, o Modelo ADDIE, a Análise de Causa Raiz, o Princípio de Pareto, o SCAMPER, os 5 Porquês, o 70-20-10, a Avaliação 360, a Metodologia 6Ds e o Kanban.
Empregar o conhecimento
O alicerce do ciclo PDCA é ter entendimento de como funcionam todas as etapas da gestão da empresa.
Todavia, ainda que se tenha todo o conhecimento teórico acerca da metodologia, apenas praticando e adquirindo a vivência necessária a empresa conseguirá implantar uma cultura de melhoria ininterrupta na empresa.
Como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa?
Se você chegou até aqui, a essa altura já deve estar se questionando: como posso implementar essa metodologia na minha empresa?
O PDCA é uma metodologia muito clara e de aplicação simples. Por esse motivo, ela pode ser aplicada em qualquer projeto que sua organização decida desenvolver.
Através do PDCA você consegue auxiliar seus colaboradores na resolução de contratempos, na análise de erros e na verificação de possibilidades.
A implementação deve, conforme observamos no decorrer do artigo, seguir quatro etapas:
- Planejar: organizar objetivos e procedimentos necessários para alcançar os resultados.
- Executar: esse é o momento de praticar tudo o que foi relacionado até aqui.
- Verificar: nessa etapa são observados os números para mensuração das conclusões.
- Agir: essa é a etapa final, onde tudo deve ser revisado, melhorado ou corrigido.
Embora seja bastante objetivo, o PDCA não apresenta resultados se aplicado apenas uma vez. É necessário que a metodologia passe a fazer parte da cultura organizacional da empresa, como um fundamento de particularidade e aperfeiçoamento.
Conclusão
O ciclo PDCA segue sendo uma das ferramentas mais utilizadas e atuais em termos de gestão. Utilizando-se de apenas quatro fases, a empresa é capaz de enxergar com assiduidade os aprimoramentos decorrentes de sua aplicação.
Por ser de simples e fácil implementação, os colaboradores assimilam com rapidez e o comprometimento da equipe em geral aumenta. Então que tal tentar usar o ciclo PDCA na sua empresa?
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Sobre PDCA, as pessoas também perguntam:
PDCA é uma sigla para Plan, Do, Check e Act, que em português é traduzido como: Planejar, Executar, Verificar e Agir. Trata-se de um método de gestão de qualidade através do qual os processos que acontecem dentro da empresa ou durante o desenvolvimento de um projeto são aprimorados e otimizados.
Etapa 1 – Planejar: fase inicial, onde um roteiro é desenvolvido para cobrir todas as possíveis ocorrências ao longo do processo.
Etapa 2 – Executar: as ações a serem concretizadas são repassadas a colaboradores específicos de acordo com as regras e prazos estipulados na etapa 1.
Etapa 3 – Verificar: os resultados do planejamento são analisados e interpretados para verificar se os objetivos foram cumpridos.
Etapa 4 – Agir: tudo o que foi realizado deve ser executado e corrigido, analisando como tudo pode ser melhorado para o próximo ciclo.
