PDCA: conheça este Ciclo de Gestão de Projetos

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Aprimorar os negócios da sua organização pode ser menos complicado caso você aplique o PDCA na sua rotina, ajudando a diminuir custos e cortar os erros. Saiba mais no nosso artigo.

O que é PDCA?

PDCA, também chamado de ciclo PDCA ou método PDCA, é uma sigla para as palavras Plan, Do, Check e Act, que significam, respectivamente: Planejar, Executar, Verificar e Agir.

O PDCA é um instrumento utilizado pela gestão de qualidade com objetivo de otimizar os processos que ocorrem dentro de uma organização ou durante a execução de algum projeto.

Trata-se de um ciclo a ser adotado várias vezes e de modo sistemático, para só então ser capaz de gerar resultado em médio e longo prazo.

Para que o ciclo PDCA funcione, antes de tudo deve ser feito um planejamento. Assim, ao colocá-lo em prática, será possível acompanhar seus efeitos e saber o que deverá ser corrigido caso haja algum erro.

Quando foi criado o PDCA?

O PDCA foi criado pelo cientista Walter Shewhart, conhecido como o “Pai”, ou “Guru”, do controle de qualidade. Ele defendia que um processo de controle de qualidade na indústria deveria observar três etapas: especificação, produção e inspeção.

No ano de 1938, W. Edwards Deming, também cientista, começou a trabalhar conjuntamente com Shewhart, numa parceria que durou longos anos e foi responsável pelo desenvolvimento do ciclo PDCA, à época nomeado de “ciclo de Shewhart”.

Para que serve o PDCA?

O PDCA serve para aprimorar a gestão dos processos organizacionais, proporcionando uma administração mais eficaz e transparente.

Quando o processo consegue ser conduzido com mais clareza e eficácia, acaba sendo realizado com mais celeridade e com custos reduzidos, aumentando assim o padrão do resultado.

O PDCA deve ser realizado de modo contínuo, o que habilita a possibilidade de comandar com maior amplitude os vários processos existentes dentro da organização, o que acaba sendo fundamental para um bom gerenciamento.

Como funciona o PDCA?

Conforme explanado anteriormente, o PDCA é contínuo, ou seja, quando a sequência é encerrada, ela recomeça em seguida, demonstrando que o ciclo está sempre procurando aperfeiçoar seus processos.

Tudo inicia a partir da etapa de planejamento, de onde sairá toda a estrutura base para as demais tarefas. O ponto de partida é identificar o foco do processo e criar métodos para alcancá-lo.

Todas as metas devem ser descritas com prazos definidos, bem como recursos previamente estabelecidos antes de ser iniciada a execução. O planejamento serve então como um roteiro do qual nada pode ser desviado.

Realizado planejamento, a execução começa a acontecer, com mais facilidade e clareza. O planejamento passa a ser concretizado e em seguida verificado.

A verificação procura entender todas as minúcias daquilo que está sendo executado. Caso encontre algo erro, ele poderá ser imediatamente consertado.

Outra vantagem do planejamento é que, caso exista algum erro no caminho, certamente haverá uma alternativa aos possíveis desvios.

O ciclo é concluído quando o objetivo final é atingido ou quando o prazo é encerrado. Daí então a equipe se reúne para análise e compreensão das conclusões.

Tudo aquilo que foi realizado servirá como passo para reiniciar um novo planejamento e reestabelecer o PDCA.

Quais os benefícios do PDCA?

O PDCA apresenta alguns benefícios como:

– Celeridade e aprimoramento das atividades;

– Análises dos conflitos e suas causas primárias;

– Melhoria nas diretrizes de controle;

– Etapas de produção realizadas conjuntamente;

– Integração entre a equipe;

– Melhora contínua nos processos e procedimentos.

Etapas do ciclo PDCA

O PDCA é estruturado de maneira simples, mas cada uma de suas etapas possuem métodos de aplicação que devem analisados minuciosamente. A seguir, falaremos sobre cada uma delas.

Etapa 1 – Planejar

Etapa 1 – Planejar

O planejamento é a fase inicial e deve seguir um breve roteiro:

  1. Encontrar o problema;
  2. Observar o problema;
  3. Analisar o problema;
  4. Criar um plano de ação.

Com o roteiro estruturado, todo o andamento do PDCA, a partir de então, não apresentará nenhuma surpresa, pois todas as possíveis ocorrências durante o caminhar do processo estarão cobertas.

Etapa 2 – Executar

Nesta etapa do PDCA as ações passarão a ser efetivamente trabalhadas pelos colaboradores responsáveis, seguindo todas as regras e prazos estruturados na etapa anterior.

Todos os colaboradores que participarem devem ter sido treinados e habilitados para cumprir todas as determinações iniciais, com o gestor sempre atento e preparado para direcioná-los em suas produções.

Etapa 2 – Executar

Etapa 3 – Verificar

Etapa 3 – Verificar

Aqui, todos os resultados serão confrontados em relação ao planejamento, ou seja, devem ser estudados e avaliados, interpretando todos os dados e verificando se as metas foram de fato cumpridas.

Etapa 4 – Agir

Nesta fase, caso algo tenha ficado em desacordo com o que era almejado com o planejamento inicial, deve ser corrigido e executado de modo a alinhar os resultados finais aos introdutórios.

É na etapa de ação que todo o processo pode ser melhorado e onde tudo poderá delimitar o que pode ser aproveitado para a realização no novo ciclo.

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